Vos missions en quelques mots Sous la responsabilité de la Secrétaire Générale de Mairie, l'agent d'accueil a pour rôle d'accueillir, renseigner, et orienter les usagers. Il a également pour rôle de garantir la mise à disposition des services à la populations. Il accomplit des missions polyvalentes (gestion du courrier, secrétariat, état civil, urbanisme, gestion location de salle, inscription école et cantine ) Accueil physique et téléphonique du public • Accueil physique • Accueil téléphonique • Enregistrement du courrier « arrivé » et « expédié »sur DOC V7 après retour de la secrétaire • Gestion de la boite mail de la commune • Mise à jour des fichiers informatiques : Population – Elections • Renseigner des bordereaux d'envois, préparer des enveloppes et enregistrer des formulaires dans les Registres spécialisés • Trier, classer et archiver les documents selon l’indexation définie 2. Etat Civil • Mise en forme des actes • Préparation les dossiers et cérémonies de mariage et des baptêmes • Etablissement les actes de reconnaissance, mariage et décès, changement de noms, pacs • Mise à jour des registres, les livrets de famille Urbanisme • Réception des différentes demandes • Suivi des dossiers : vérification – envoi aux différents services Communication • Frappe et mise en page de courriers divers élus, en relation avec la communication • Gestion et mise à jour du site internet de la collectivité, panneaux Pocket et Facebook • Gestion des panneaux d’affichages • Saisie des encarts publicitaires en comptabilité pour la gazette Gestion des affaires scolaires • Prise en charge des inscriptions scolaires • Suivi des inscriptions à la cantine et saisie de la facturation des repas en liaison avec la personne de la cantine et l’agent comptable Elections • Gestion et suivi des listes électorales • Participation aux scrutins électoraux Salle polyvalente • Suivi des réservations • Etat des lieux entrants et sortant • Saisie des chèques de location Cimetière • Suivi des concessions • Saisie des chèques (vente et renouvellement) Gens du voyage • Gestion de la convention • Gestion de l’occupation du domaine public – encaissement de redevance d’occupation Classement - Archivage • Classement et archivage des documents selon le plan de classement finalisé par la DGS • Gestion, transmission et affichage d’informations • Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public • Savoir organiser son poste de travail de manière claire et cohérente afin de faciliter son remplacement. Signaler/ alerter la hiérarchie en cas de dysfonctionnements Profil recherché Savoir : - Connaissance des techniques d'accueil et des règles de communication - Savoir s'organiser et prioriser - Connaître les techniques de communication, téléphonique, informatique et de publipostage - Savoir récolter les informations et les retranscrire à la hiérarchie - Connaissance dans les domaines d'état civil, urbanisme - Connaissance du pack office : Word, Excel, Berger Levrault - Savoir rédiger des procédures Savoir être : - Qualité d'expression et de présentation irréprochable - Adapter sa posture et son vocabulaire - Faire preuve de discrétion, neutralité, professionnalisme et de réserve - Rendre compte à son supérieur hiérarchique direct - Respecter et appliquer les consignes données - Capacité rédactionnelle - Faire preuve de patience et de calme face aux usagers en toutes circonstances
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