Au sein du secrétariat Général composé de 3 assistantes, le Directeur d'Unité et le Directeur adjoint, vous assurez des missions polyvalentes en tant qu'assistante administrative et logistique du président du centre (50%) et vous serez garant(e) de la gestion administrative RH de proximité pour les agents de l'unité SDAR (50%).
- Afin d'assister le président de centre, vos missions seront les suivantes :
- Assurer la gestion de la messagerie électronique et de l'agenda partagé du président dans le respect des échéances alloués
- Assurer la rédaction et le suivi des courriers administratifs
- Assurer de façon autonome certaines activités liées au fonctionnement du Président telles que la gestion des notes de frais, la recherche de prestataires en événementiel et la gestion des convocations
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité du Président et participer à l'organisation de manifestations (réunions, séminaires, instances, déplacements.)
- Contribuer à la communication institutionnelle du président, en lien avec le service communication du centre, en répondant aux demandes d'informations internes et externes
- Afin d'accompagner les agents de l'unité SDAR, vos missions seront les suivantes :
- Garantir la gestion administrative de l'unité, en lien avec le service RH, en étant l'interlocuteur de proximité des agents
- Assurer la bonne gestion des temps de travail et des absences
- Participer au processus de recrutement de l'unité et accompagner les nouveaux entrants dans la mise en place de leur dossier administratif
- Accueillir et informer les nouveaux agents, réaliser les formalités d'entrée et de sortie, mettre à jour les listes de diffusion, rédiger des documents simples d'information
- Assurer la mise à jour des bases de données administratives et soutenir l'analyse de celles-ci
- Etre appui de proximité du service RH lors des campagnes annuelles relatives à la paie des agents (avancement de carrière, entretiens annuels, transports)
- Assurer la suppléance de l'Assistante du directeur d'unité et la rédaction de comptes-rendus notamment des réunions des instances SDAR.
Télétravail possible 1 jour / semaine
Amplitude horaire 09h00 17h00
30 jours de congés payés et 15 RTT par an
Restaurant d'entreprise avec participation de l'employeur
Experience: 5 An(s) - secrétariat gestion administrative
Compétences: Réaliser la gestion administrative du personnel,Établir, mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Recherche-développement en autres sciences physiques et naturelles
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
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