Assistant (e) de direction

LogiRep est la société mère du Groupe Polylogis, acteur majeur du logement social en France et fier de son indépendance. Il remplit, depuis près de 60 ans, sa mission d'intérêt public à savoir offrir un logement de qualité pour tous Le Groupe réunit tous les savoir-faire pour penser, aménager, renouveler la ville et ses quartiers. Nos activités au service du bien loger : logements familiaux, logements spécifiques, administration de biens, promotion immobilière, aménagement. A travers ses 17 sociétés, le Groupe Polylogis est présent dans près de 500 communes au sein de 6 régions françaises (Île-de-France, Normandie, Centre-Val-de-Loire, Pays de-la-Loire, Nouvelle-Aquitaine, Occitanie), gère un patrimoine de 160 000 logements et loge près de 190 000 personnes.

Description du poste et Missions

L'assistant (e) de directions intervient en support de l'activité de deux directeurs (Directrice des Politiques Locatives et Directeur de la Commercialisation et des Parcours Résidentiels) afin de leur faciliter le travail sur les aspects opérationnels :

Il/Elle prend en charge l'organisation quotidienne et le traitement de différents dossiers tout en assurant l'interface entre les cadres dirigeants, leurs réseaux d'interlocuteurs et la hiérarchie. Il/Elle assure également le secrétariat des deux Directions ainsi que toutes autres missions complémentaires qui pourraient être nécessaires dans le cadre de l'assistanat.

MISSIONS

Prendre en charge l'organisation et le secrétariat au quotidien des deux directions :

• Traiter le courrier (enregistrement, réception, transmission et suivi)
• Gérer les agenda(s), les mails et qualifier les appels (filtrage, etc.)
• Préparer les réunions (convocation, ordre du jour, compte rendu, )
• Organiser les déplacements des directeurs
• Rédiger les notes, les rapports, relire et mettre en forme les documents de la direction
• Saisir les bons de commandes et/ou les ordres de services
• Classer et archiver les documents, les dossiers
• Commander les fournitures de bureau 
• Assurer la continuité du service lors des congés

Assurer la communication et l'interface entre les cadres dirigeants et leurs réseaux d'interlocuteurs internes ou externes

Gérer certains dossiers spécifiques, effectuer le suivi de l'activité et le reporting

• Assurer le montage et le suivi des dossiers confiés
• Collecter les informations, les trier et les organiser, préparer les dossiers 
• Elaborer, suivre et mettre à jour des tableaux de bord
• Assurer le suivi de l'activité des deux directions 

Organiser des événements spécifiques (rencontres, salons, séminaires)

• Prendre en charge les aspects logistiques (recherche des lieux, réservations, etc.)
• Préparer les interventions des participants

Profil recherché

Bac +2/3 ou expérience significative BTS Assistant manager, secretariat de Direction

Maîtrise des outils bureautiques courants (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, etc.)

Maîtrise de la langue française avec un niveau d'orthographe parfait et qualités rédactionnelles

COMPETENCES SOCIALES ET RELATIONNELLES

Polyvalence, autonomie, prise d'initiative, adaptabilité, résistance au stress, discrétion, confidentialité, loyauté, esprit d'analyse, rigueur, sens de l'organisation, qualités relationnelles (écoute, sens du contact)

Informations utiles

Rémunération sur 13 mois
Primes d'intéressement
Prime de fin d'année
Carte titre restaurant
Remboursement du transport à 75%
Mutuelle d'entreprise
Accord télétravail
RTT