Pref49/ secrétariat particulier préfectoral (assistant.e de direction)

Groupe RIFSEEP: 1

Vos missions principales:

Principalement assistante de la directrice de cabinet, assurant un binômage avec l’assistante du Préfet, ce qui inclut les missions suivantes:

- Gestion de l’emploi du temps du Préfet et de la Directrice de cabinet (tenue de l’agenda, demandes d’audience, organisation des rendez-vous, réunions, déplacements, visites)

- Réception des appels téléphoniques et filtrage des communications

- Réception et tri du courrier adressé au nom personnel du Préfet et de la Directrice de cabinet

- Suivi du courrier (réponse aux invitations, remerciements, divers)

- Prise en note rapide de messages, courriers

- Suivi du fichier des personnalités et celui des élus

- Gestion des réceptions, déjeuners, dîners (élaboration des listes d’invités, cartons d’invitations, enregistrement des réponses, plans de table, menus)

- Gestion du budget de fonctionnement de la résidence Préfet et de la Directrice de cabinet

- Gestion des frais de réception et de représentation Préfet et Directrice de cabinet

- Classement des dossiers Préfet et Directrice de cabinet

- Visuel sur la boîte messagerie fonctionnelle Directeur de cabinet et Préfet

Votre environnement professionnel:

Activités du service: Cabinet du Préfet

Composition et effectifs du service: 30

Liaisons hiérarchiques: Préfet et Directrice de cabinet

Liaisons fonctionnelles: sous-préfets, chef de cabinet, chefs de service de l’État, élus, chefs d’entreprise, représentants syndicaux, représentants milieu associatif, etc.

Activités supplémentaires: assurer une partie des missions de l’huissier lors de ses absences et de son «binôme» (diffusion courrier, circulation des parapheurs, accueil)