Vos missions en quelques mots L'assistant(e) assure ses missions au sein d'un pôle (secrétariat particulier ou secrétariat de directeur(rice)/chef(e) de cabinet /directeur(rice) ou de conseiller(e)s). Il (elle) aura pour missions principales : La gestion des rendez-vous et planning d'un haut responsable ; L'accueil téléphonique, le filtrage d'appels et l’accueil des invités ; Les liaisons en interne et externe; La préparation et l'organisation de réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, ) ; La conception et rédaction de courriers, rapports, notes ; Le traitement du courrier et la gestion de la messagerie électronique de son pôle ; Le traitement et la transmission des décisions, notes, contrats en interne et en externe ; La prise en charge des aspects logistiques de la fonction de direction ; Liste non-exhaustive - les missions varier selon les secrétariats et pôles. Profil recherché Titulaire d'un BTS ou équivalent, vous justifiez d'expériences d'au moins 3 ans sur des fonctions similaires, idéalement acquises dans un cabinet ministériel. Vous disposez de solides connaissances en techniques de secrétariat et maîtrisez les différents outils nécessaires à cette fonction (Microsoft Office: Outlook, Word, Excel, Powerpoint…). Vous faites preuve d'esprit d'équipe, de qualités relationnelles, de discrétion professionnelle, de dynamisme, de réactivité, de rigueur et d'organisation. Connaissances : Techniques de secrétariat bureautique, classement et archivage ; Outils bureautiques (pack office), outils de communication informatique (Messagerie, Internet,…) ; Environnement professionnel (éléments de culture administrative notamment du secteur public) ; Expérience en assistanat de Cabinet souhaitée. Savoir-faire : Excellentes compétences en expression orale et écrite S'adapter aux différents interlocuteurs, filtrer et orienter les informations ; Gérer des dossiers et informations sensibles ou confidentiels, rédiger et mettre en forme des documents. Savoir-être : Disponibilité, discrétion, sens du travail en équipe ; Dynamisme et réactivité, sens de l'organisation. Niveau d'études minimum requis Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac 2 Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
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