Chargé(e) de coordination événementielle et de communication (f-h)

À propos de nous

L’Institut polaire français, IPEV, Groupement d’intérêt public (GIP), est l'agence de moyens et de compétence en charge du soutien et de la mise en œuvre des projets scientifiques français dans les régions polaires. Il intervient sur 6 stations de recherche : Concordia (en collaboration avec l’Italie) et Dumont d’Urville en Antarctique ; Crozet, Kerguelen et Amsterdam en zone subantarctique ; AWIPEV au Svalbard (Arctique, en collaboration avec l’Allemagne).

Informations complémentaires sur


Mission

L’Institut polaire français IPEV ( ) a pour vocation la mise en œuvre de projets scientifiques, dans des milieux dont les spécificités (climat, isolement etc.) rendent nécessaires des compétences et des technologies adaptées.

L’Institut participe à la représentation française dans le cadre de la concertation scientifique internationale portant sur les milieux polaires et assure le rayonnement de la recherche polaire française. En complément, L’Institut participe à des réunions internationales de stratégie de la recherche polaire (International arctic science committee, Forum of Arctic research operators, EU-Polarnet, NySMAC, CEP, COMNAP, SCAR, EPB).

Le COMNAP, the Council of Managers of National Antarctic Programs, organise chaque année une assemblée générale qui se tient à tour de rôle dans les pays membres. A l’été 2027, la France sera l’hôte de l’assemblée générale annuelle du COMNAP, et l’Institut polaire français a en charge son organisation.

Dans le cadre de l’organisation en France de cette manifestation d’envergure internationale, nous recrutons un(e) chargé(e) d’évènements et de communication qui intégrera le comité d’organisation de ce colloque ainsi que le département communication de l’Institut polaire. Il/Elle aura pour mission principale la charge d’organiser l’assemblée génrale du COMNAP et pour mission secondaire de participer aux activités du département communication et culture scientifique en tant que chargé(e) d’information scientifique.

Missions :

La personne recrutée assurera, sous la responsabilité du directeur, du président de la conférence du COMNAP et de la responsable communication, les missions suivantes :

Volet conférence ‘COMNAP 2027’

· Organiser l’assemblée générale et s’assurer de son bon déroulé.

· Contribuer à l’élaboration du budget et assurer la gestion financière de la conférence

· Coordonner la mise en place du planning

· Assurer une permanence et les réponses aux courriers et appels téléphoniques auprès d’interlocuteurs internationaux

· Assurer les échanges avec les fournisseurs pour l’organisation

· Rédiger et animer la page internet dédiée à la conférence

· Aide à la centralisation des propositions de communications orales et affichées

· Assurer la communication autour de ce colloque

· Rédiger du contenu lié à l’assemblée générale pour les réseaux sociaux des organismes organisateurs

· Rédiger un document de bilan avec une synthèse pour une diffusion auprès des participants

Volet communication et information scientifique

En complément de l’organisation de l’Assemblée générale du COMNAP 2027, la personne recrutée pourra être amenée à appuyer les activités du service communication de l’Institut, en contribuant aux activités suivantes :

· Participer à l’élaboration de flux d’acquisition et de création de contenu scientifique et technique polaire

· Rédiger des contenus scientifiques et techniques, à destination d’un large public sur les thématiques polaires

· Identifier des outils de diffusion de la documentation en fonction des publics cibles

· Assurer un rôle de conseil en matière de rédaction de contenu scientifique polaire

· Développer la notoriété de l'organisme sur le web par des publications régulières sur différents outils en ligne (sites web, réseaux sociaux, presse spécialisé…)

· Analyser les activités liées à la documentation et l’information scientifique pour proposer des pistes d'évolution

· Travailler en interaction avec les partenaires nationaux (archives, musées, bibliothèques, Musée de la Marine, MNHN, CNRS, ANF, TAAF) et internationaux.

· Tenir à jour des fichiers de diffusion

· Participer aux tâches administratives du service


Profil

Profil recherché :

· Niveau requis : formation Bac+4/5 dans l'un des domaines suivants : Gestion / management de projets, événementiel et communication avec des connaissances en administration et gestion de la recherche et en gestion financière.

· Expérience appréciée dans des fonctions similaires

. Connaissance de l'environnement de la recherche et de l’enseignement supérieur

· Connaissance du fonctionnement et de la gestion d’un organisme lié à la recherche

· Maîtrise des techniques de secrétariat de rédaction

· Connaissance d’outils de gestion de conférences scientifiques (, AzurColloque, etc.)

· Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances.

· Savoir établir des plannings intégrant les contraintes de temps, de budget et de qualité

· Qualités relationnelles (Organisation, rigueur, le sens de l'écoute et du service, travail en équipe)

· Maîtrise de l’anglais (oral + écrit) indispensable


Compétences requises :

· Gestion de projet : planification, rétroplanning, gestion des priorités et des imprévus

· Logistique événementielle : réservation des locaux, traiteur, transport, matériel audiovisuel

· Outils et technologies de communication et de multimédia

· Sciences de l'information, de la communication (connaissance générale, communication interculturelle), réseaux professionnels

· Culture du domaine et capacités de coordination multi acteurs

· Compétences financières & budgétaires (Élaboration et suivi de budget, gestion de flux financiers, recherche de financements)


Compétences opérationnelles

· Jouer un rôle de conseil ou d'aide à la décision

· Être réactif et force de propositions pour réagir face aux imprévus

· Gérer une organisation : autonomie et proactivité

· Anticiper les difficultés potentielles

· Savoir rendre compte de son activité

· Rigueur notamment dans la vérification des sources et dans l’écrit

· Fiabilité

· Sens critique

· Curiosité intellectuelle

Compétences linguistiques : Anglais - très bonne compréhension écrite et oral

Conditions d'exercice : disponibilité, contraintes horaires, travail possible le week-end

Contrat : CDD du 18 mois à partir du 1er septembre 2026 au plus tard

Lieu d'exercice : Plouzané

Salaire : 2440 euros brut mensuel. Restaurant d'entreprise sur le site

Candidatures : Les candidatures (CV, lettre de motivation) sont à adresser via le site carrière, et au plus tard pour le 20 juin 2026.