Assistante de direction f/h

Métier
Assistanat secrétariat - secrétariat

Type de contrat
Titulaire ou CDD

Rémunération
Rémunération fixe suivant votre profil, expérience et grille salariale indiciaire

Service d'affectation
DIRECTION ACHATS, DEVELOPPEMENT DURABLE, LOGISTIQUE

Présentation du service

La Direction des Achats, du Développement Durable et de la Logistique est une direction fonctionnelle regroupant les domaines des achats (bureau des achats, bureau des marchés) du développement durable (transversalité dans tous les secteurs hospitaliers) et les secteurs logistiques (courrier, courses, transports internes, environnement, magasins, restauration, lingerie, prestations externalisées et services au patient).L’organisation achat est centralisée au niveau du Groupe Hospitalier et l’organisation logistique se décline par site avec une mise en place de filières: déchets, lingerie, restauration, courses et flotte automobile, magasins hôteliers, transport interne, courrier, prestations externalisées.

Le développement durable est centralisé, avec des référents locaux.

Le TPER est de 555.


Vos missions

Mission générale:

- Assurer le secrétariat des deux directrices adjointes de la direction des achats, du développement durable et de la logistique (DADDL), selon leurs secteurs: restauration, développement durable, transports sanitaires, environnement, bionettoyage, linge.

Missions permanentes:

- Accueil téléphonique et physique

- Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques et/ou messages électroniques

- Prise de rendez-vous, gestion des agendas des 2 directrices adjointes

- Tenue de l’échéancier et préparation journalière des documents relatifs à l’agenda

- Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, diffusion, archivage, reproduction)

- Traitement et mise en forme de documents: comptes-rendus de réunions (réunion mensuelle coordonnateurs, réunion mensuelle restauration, Comité qualité restauration, réunion mensuelle logistique et DD, Comité DD, rapports, courriers, notes, comptes-rendus, entretiens professionnels

- Organisation des réunions en présentiel et distanciel, des points mensuels avec les cadres, calendrier des réunions mensuelles logistiques et restauration

- Réservation et mise en place des salles de réunion

- Programmation des évaluations des cadres

- Classement des dossiers

- Suivi Gestime du personnel encadrant + recensement mensuel des congés

Missions ponctuelles ou spécifiques:

- Parcours d’accueil pour l’intégration des nouveaux cadres arrivants de la DADDL (Poste de travail – Planning pour visite des secteurs - Habilitations SAP- Accès réseaux partagés - Annuaire Intranet DADDL – Salto + accès – Note de bienvenue)

- Suivi et mise à jour des coordonnées cadres de la DADDL

- Préparation des documents aux différentes instances

- Publication et suivi des fiches de postes sur les sites «Talentsoft», «Fédération Hospitalière de France (FHF)», l’APEC (Association pour l’Emploi des Cadres)…

- Recensement des besoins des cadres (Investissements)

- Gestion des demandes d’accès au self

- Gestion des demandes de prestations alimentaires

- Réservation de la voiture de la DADDL + suivi

- Gestion des commandes pour le fonctionnement du service (Fournitures bureau, …)

- Suivi des recrutements (DR, Formulaire de sortie, Changement d’affectation) en l’absence de la 2ème assistante de direction (binôme)

- Suivi des contractuels

- Organisation séminaire annuel des cadres de la DADDL, et évènements de la direction.

- Organisation congrès et/ou séminaires (transports/hébergement).


Profil recherché

Connaissances particulières :
- Les logiciels SAPHIR – SMAX – SAP – DISPOSE – GESTIME,…

Savoir-faire requis :
- Excellente maîtrise de l'outil informatique : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Gestime, Intranet, Sharepoint
- Excellent orthographe et esprit de synthèse


Horaires de travail
Amplitude horaire de 09h00 à 17h00 - Temps plein, en roulement avec la 2ème assistante

Télétravail
Non


Description de l'hôpital
Situé à Paris (12è arrondissement), l'hôpital Saint-Antoine est l'un des hôpitaux de référence de l'est parisien. Il propose une diversité de spécialités médicales et chirurgicales de court séjour pour adultes. Il dispose d'un centre de prélèvement d'organes et de tissu et d'une unité «SOS mains».

Référence de l'offre
2025-14464