Responsable administratif de département de formation f/h

Fonctions : Responsable administratif/ve de département de formation Catégorie : A Corps : IGE BAP : J CDD Mission : Le/la responsable administratif/ve du département de formation assure la mise en œuvre et la coordination de toutes les activités administratives, pédagogiques et financières liées à la structure. Activités principales : Coordonner les activités administratives, pédagogiques et financières du service Accueillir, informer et orienter les usagers du département de formation Gérer et traiter les informations écrites à l’arrivée et au départ Gérer les relations avec les différents services de l’université Organiser et diffuser les informations à destination des responsables des UEs, des étudiants et de l’équipe administrative Collecter, traiter, contrôler et conserver des informations dans chaque domaine de spécialité, constituer des dossiers documentaires Entretenir les outils de communication Assurer la gestion administrative des ressources humaines du service, rédiger les fiches de poste, gérer les congés, mener les entretiens professionnels annuels, constituer et suivre les dossiers de liste d’aptitude et tableaux d’avancement, accueillir, former et accompagner les nouveaux personnels de la structure Répondre aux différentes enquêtes Missions administratives et pédagogiques : Informer les équipes administratives et pédagogiques des procédures administratives et des règlementations mises en œuvre par l’établissement Établir des attestations et certificats administratifs Organiser et coordonner la campagne de candidature Organiser et superviser la logistique des enseignements Organiser et superviser les inscriptions administratives et pédagogiques Vérifier et valider les procès-verbaux de semestre et de diplôme Préparer les délibérations de jurys d’examen Éditer les diplômes Organiser les cérémonies de remise des diplômes Préparer les modalités de contrôle des connaissances à présenter au Conseil Établir le calendrier universitaire avec le directeur du département Analyser les évaluations des UEs de chaque parcours Missions financières : Prendre en charge la gestion financière des crédits alloués (dotation récurrente, formation continue, taxe d’apprentissage sur le logiciel SIFAC) Émettre des bons de commande, assurer le suivi des livraisons et valider les services faits en collaboration avec le service financier Organiser les missions des intervenants (ordre et frais de mission sur le logiciel SIFAC) Établir le tableau prévisionnel des heures complémentaires à payer Gérer les demandes et les dossiers d’heures complémentaires (interface entre les services de gestion des RH et les enseignants) Encadrement : OUI Nb agents encadrés par catégorie : - 0A - 2 B - 0C Conduite de projet : NON Conditions particulières d’exercice : Amplitude horaire variable (réunion, examens, délibérations de jury) Contraintes des congés liées aux échéances du calendrier universitaire à respecter Connaissances transversales requises : Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle Connaissance générale des techniques et des procédures de gestion administrative et connaissance approfondie de la gestion pédagogique Connaissance des techniques du management Connaissance des statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche Maîtrise des outils bureautiques Connaissance des logiciels de gestion administrative Apogée et de gestion financière SIFAC Connaissance de la plateforme Moodle Savoir-faire : Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires Structurer et rédiger un document d’information technique ou réglementaire Restituer et transmettre l’information écrite et orale sous forme de synthèse Coordonner, animer et encadrer une équipe Organiser et planifier ses activités de façon autonome Gérer les priorités et anticiper Rechercher l'information, la vérifier, l'exploiter et assurer une veille Savoir-faire transversaux : Capacité à assurer l’encadrement d’agents permanents ou contractuels : recrutement, délégation et coordination des activités et des responsabilités, animation et motivation de l’équipe, gestion de conflit, suivi de carrières et évolution professionnelle (entretiens professionnels, avancement, concours, besoin de formation), gestion des congés, autorisations d’absences et horaires) Capacité à expliquer le cadre de travail aux agents Capacité à organiser, planifier, animer et coordonner le travail de l’équipe pour assurer les missions de l’équipe et garantir la continuité du service Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches et organiser son activité et celle du service en tenant compte des contraintes et des échéances Capacité à proposer des solutions adaptées aux besoins, à faire évoluer les procédures et les organisations Capacité à structurer et rédiger des documents d’aide à la décision, des notes techniques ou administratives, des documents de synthèse… Capacité à appliquer et à faire appliquer les textes réglementaires Capacité à assurer de la bonne circulation de l’information au sein du service Savoir être : Bonnes capacités d’adaptation Polyvalence et réactivité Autonomie et rigueur Sens de l’organisation et de la coordination Bon relationnel, écoute et capacité à travailler en équipe Sens de l’analyse et force de proposition Disponibilité, discrétion et confidentialité Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels. Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche. Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€. Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Île-de-France et en régions http://www.sorbonne-universite.fr Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté de santé • https://sante.sorbonne-universite.fr Le d épartement du Master est rattaché à la Direction des formations de la Faculté de Santé de Sorbonne Université. L’agent-e évolue au sein du service de la scolarité de la mention Santé et de la mention santé publique qui accueillent environ 350 étudiants par an. Le service de la scolarité se compose d’une responsable administrative, de 2 gestionnaires administratives et pédagogiques. Localisation : Département du Master des formations en santé, Faculté de Santé Sorbonne Université – Site St Antoine, 27 rue Chaligny, 75012 Paris