Pres société
Les missions essentielles du Cabinet du Maire consistent à accompagner le Maire dans l'exercice de ses responsabilités, à préparer et coordonner ses décisions et suivre leur mise en œuvre.
Parallèlement, la direction est chargée de :
• organiser et garantir la cohérence et le bon déroulement de l’activité et de l’emploi du temps du Maire/Président
• organiser et garantir le bon déroulement du protocole et des relations publiques
• de garantir le devoir de mémoire
• développer la politique de vie associative en facilitant et favorisant les initiatives du tissu associatif local au travers notamment de ses Maisons des Associations.
Missions
L'apprenti aura pour missions:
1. Missions administratives
- Gérer les appels téléphoniques et les e-mails de demande de réservations
- Enregistrer les documents administratifs des associations sur le logiciel
- Mettre à jour des bases de données (admin, contacts téléphoniques et mails)
2. Relations publiques
- Suivre et entretenir les relations avec les associations adhérentes
- Proposer de nouvelles formes de communication avec les associations, et avec le public pour tout ce qui concerne la vie associative, en lien avec les services concernés.
- Aider à l’organisation des manifestations associatives
- Repenser les modes de transmissions des informations associatives (presse, communication, affichages…)
- Aider à la création de nouvelles animations pour mettre en avant le bâtiment et les associations qui le fréquentent (forums, portes ouvertes, café-philo, conférences, tables-rondes…)
3. Mission Management
- Accompagner les stagiaires réguliers du service
- Management de projets pour la création de nouveaux événements en lien avec de nouveaux partenaires.
4. Mission prospection
- Recherche de partenaires
- Recherche d’animations, d’événements novateurs
- Recherche de nouveaux artistes, associations, universités pouvant proposer des actions partenariales
Compétences techniques attendues
L'apprenti(e) devra maîtriser les outils informatiques (Pack Office, logiciels de communications (Canva, photoshop…) et les logiciels métiers (ASSOS, Planitech et Magic Info)
Les missions nécessitent d'avoir le sens des relations publiques et de l’accueil mais aussi de l’organisation pour traiter avec rigueur les dossiers. La connaissance des dispositifs (internes et externes) liés à la vie associative et à la Collectivité est un plus.
Des connaissances en secrétariat, analyse de documents sont attendues, de même qu'une aisance relationnelle et de qualités pédagogiques seront appréciées afin de communiquer aisément avec le public.
Pourquoi nous rejoindre ?
Avantages de la collectivité :
* Avantages internes et du CNAS
* RTT
* Prime de fin d’année
* Participation Mutuelle / Prévoyance
* Prise en charge déplacements domicile-travail (abonnement)
* Forfait mobilité durable
* Accès à la formation tout au long de la carrière
* Journées enfants malades
Savoirs être
Il est nécessaire d'avoir le sens du service public, un esprit d'équipe et aimer partager les informations.
Le candidat doit savoir travailler en autonomie, rendre compte et faire preuve de discrétion professionnelle et de qualités relationnelles.
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