RESPONSABILITÉS :
Vos activités
Hors remplacements :
- Aide à la résorption du retard sur toutes les tâches des secrétariats médicaux en corrélation avec les fiches de tâches des services concernés.
Remplacements :
Accueil physique :
Accueil physique des patients hospitalisés ou des consultants en fonction du service, des visiteurs, du public, des professionnels de santé.
Création du dossier Evoluance, Firstnet, facturation.
Accueil téléphonique :
- Réception des appels téléphoniques des patients, des familles, du public, des professionnels de santé, du personnel, des médecins traitants, et des services de l'HNFC.
- Gestion des appels téléphoniques des services concernés : prise de messages avec transmissions aux personnes concernées
Gestion des sorties :
- Gestion du suivi des patients à l'issue de l'hospitalisation ou de la consultation.
- Traitement des demandes des médecins: RDV futurs, copies...
Programmations opératoires :
- Programmation des interventions et hospitalisations.
Gestion des dossiers :
- Gestion du dossier du patient hospitalisé : importation des documents dans le DPI.
Frappe :
- Saisie et mise en forme des documents, rapports, courriers et comptes rendus médicaux.
- Traitement des courriers : copies et envoi des comptes rendus.
Tâches administratives :
- Préparation et participation éventuelles à des réunions.
- Tableaux de garde.
- Gestion des fournitures de bureau.
- Gestion des fax, du courrier (tri et distribution).
- Commandes de fournitures, imprimés.
PROFIL RECHERCHÉ :
Vos diplômes
Diplômes ou formations :
BTS Assistant de Direction, diplôme de secrétariat médico-social, diplôme de secrétariat, expérience dans les secrétariats médicaux.
Prérequis :
• Expérience antérieure dans le domaine du secrétariat (frappe, accueil, ...),
• Bonne connaissance du vocabulaire médical,
• Bonne technicité dans l'accueil téléphonique et la communication,
• Bonne technicité informatique.
Savoir-faire requis
• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics,
• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire,
• Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites,
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel,
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité,
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures,
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence,
• S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
• Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles,
• Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau,
• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers.
Connaissances associées :
Connaissances générales : réglementation des archives
Connaissances opérationnelles : Bureautique, codage des actes, communication, droit des usagers du système de santé, et organisation et fonctionnement interne de l'établissement
Connaissances approfondies : secrétariat, vocabulaire médical
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