Overview
Mission du service : Soutenir les activités des services opérationnels et de la DG par la prise en charge d’activités et de fonctions support transversales et nécessaires au bon fonctionnement de l’association et à sa conformité globale
Appellation conventionnelle : Cadre Classe 2 niveau 3
Le/la Chef(fe) de service est un cadre de coordination. Ses missions : assurer le fonctionnement quotidien des fonctions support (administration, compta, logistique/maintenance, contrôle de gestion opérationnel, Qualité) et encadrer l’équipe support afin de garantir la fiabilité des données, la conformité des procédures et la qualité du service rendu aux équipes et à la DG à laquelle il est rattaché
Responsabilités
* Déployer et faire respecter les procédures internes (compta, paie, achats, logistique, Qualité)
* Superviser la gestion administrative courante (dossiers, contrats, archivage, échéances)
* Contrôler la qualité et la conformité des documents et des flux d’information
* Superviser la comptabilité : s’assurer de la préparation et la transmission des pièces comptables & le contrôle de cohérence des écritures en lien avec l’expert-comptable
* Vérifier les états financiers périodiques, rapprochements bancaires, préparer les situations mensuelles, intermédiaires et annuelles en lien avec la DG
* Gérer la trésorerie de l’association : Assurer le suivi quotidien (rapprochements, prévisions à court terme) et alerter la DG en cas d’écart significatif
* Suivre et contrôler les actifs de l’association
* Superviser la facturation et/ou le bon suivi des obligations en matière de conventions financières le cas échéant, (échéances, créances clients.) dans le cadre défini par la DG
* Suivre &contrôler les activités de paie
* Contrôle de gestion – opérationnel : Construire &mettre à jour les tableaux de bord (activité, charges/produits, indicateurs de performance)
* Collecter les données nécessaires à l’élaboration des budgets en lien avec la DG et les directions de service
* Suivre et présenter les réalisations par rapport aux prévisions définies par la DG
* Analyser les écarts et collaborer à la mise en œuvre de mesures correctives en lien avec les validations de la DG
* Mettre en œuvre les décisions ou arbitrages validés par la DG
* Apporter un appui aux responsables de service dans le cadre des prévisions 1objectifs des services (cadre méthodologique et gabarits) sans décision stratégique
* Gestion administrative, juridique et règlementaire : Assurer le respect du cadre légal et réglementaire
* Assurer la préparation logistique &documentaire des instances de gouvernance, sous l’autorité du DG
* Rédiger et diffuser les actes et décisions de la Direction générale (PV, notes de services, communiqués, informations au personnel.)
* Organiser la logistique des instances de pilotage de l’association
* S’assurer du maintien des systèmes qualité de l’association et des certifications. Participer à l’ISO 9001
* Superviser et s’assurer du maintien des règles RGPD
* Assurer le suivi admin des dossiers contentieux en lien avec l’avocat et la DG
* Gestion logistique et maintenance : Suivre la maintenance des bâtiments (travx, contrôles réglementaires, sécurité)
* Gérer la flotte de véhicules (entretien, assurances, suivi des coûts)
* Organiser la mise à disposition et la maintenance des équipements informatiques et bureautiques (hors logiciels métiers)
* Suivre &contrôler les achats et approvisionnements
* Suivre les tablx de suivi logistique (inventaires, échéances, coûts)
* Suivre les contrats fournisseurs divers
* Animation de l’équipe : Animer &manager l’équipe (planning répartition, contrôle d’exécution)
* Organiser & suivre les activités du service
* Animer des réunions, développer la polyvalence et accompagner les compétences
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