Vos missions en quelques mots Missions Les missions consistent à réaliser les inscriptions administratives, assurer la gestion des étudiants durant leur cursus, et assurer l’accueil et information aux personnels et usagers de la structure. La/le Gestionnaire administratif des formations a pour mission de garantir le bon déroulé logistique, administratif et relationnel de la scolarité de l’étudiant : de son inscription jusqu’à sa diplomation, dans le respect du Règlement pédagogique et des règles du service. Activités A ce titre, il ou elle aura les activités suivantes (12 max) : Assurer l'inscription et le suivi des inscriptions aux différentes formations. Gérer les bourses (CROUS et autres) Réaliser l'accueil physique, téléphonique et par mail des étudiants, des intervenants permanents et vacataires… Contrôler les absences et les justificatifs des étudiants/stagiaires. Réaliser des opérations courantes de gestion administrative des formations. Saisir, éditer et gérer les Conventions de stage. Organiser et réserver les salles de l'établissement tout au long de l'année (enseignements, réunion de travail, etc.). Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement du service de la scolarité. Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative des formations à travers la maitrise du SI concerné. Alimenter les tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d’information Assurer le soutien logistique de l’activité d’un service et de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques) Participer aux manifestations pour la promotion de l’école : remise de diplôme, journée portes ouvertes de l’école… Profil recherché Profil souhaité / Compétences requises Ce poste est fait pour vous si : Savoirs Connaissance générale de la gestion administrative des formations ; Connaissance de l’enseignement supérieur ; Connaissance de la réglementation et des procédures relatives aux questions de scolarité ; Connaissance de logiciels de scolarité (AURION ou équivalent). Savoir-faire opérationnel Maitriser les Outils bureautiques Maitriser la rédaction administrative Travailler en équipe Appliquer les normes, procédures et règles Savoir planifier et respecter des délais Savoir identifier les anomalies et alerter sa hiérarchie Savoir rendre compte de son activité Savoir être Le (la) candidat(e) devra faire preuve des qualités suivantes : Capacité d'adaptation et d’organisation Savoir gérer l’imprévu et le stress occasionné par certaines situations Réactivité et disponibilité Faire preuve de rigueur et de méthodologie Avoir le sens du contact et du dialogue Discrétion et confidentialité Types d’expériences requises : Débutant accepté Langue(s) parlé(es) souhaité(es) : anglais Niveau d’études : Bac 2 Niveau d'études minimum requis Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac 2 Localisation Localisation : Rue porte de paris, 71220 Cluny Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche Flèche droite : déplacer la carte vers la droite Flèche bas : déplacer la carte vers le bas Flèche haut : déplacer la carte vers le haut Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Personnes à contacter catherine.trubner@ensam.eu
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