Assistante de direction
- Organiser des agendas partagés des élus et de la DGS
- Rappeler des informations importantes et transmettre les messages
- Etablir une relation de confiance avec la DGS et les élus
- Gérer la boite mail principale de la mairie : lecture et analyse pour enregistrement, diffusion ou traitement
- Gérer les courriers arrivés en mairie : enregistrement, distribution et suivi des informations
- Traiter différentes demandes à relayer dans les services ou auprès des autres élus.
- Centraliser et diffuser l'information en interne
Organisation de réunions et missions de secrétariat
- Préparer les supports de réunion
- Mettre en place et suivre les réunions, rédaction des convocations et des ordres du jour et mise en forme et diffusion des comptes rendus (commissions, conseil municipal.)
- Rédiger différents actes administratifs et suivi règlementaire
-Rédiger des courriers simples et mettre en forme des courriers du Maire et de la DGS
- Organiser, classer et archiver les documents de la Direction générale
Séances de Conseil Municipal
- Réaliser les différents documents préparatoires et mettre en place du matériel pour la séance,
- Communiquer les informations sur les supports de diffusion
- Rédiger les documents suite à la séance : délibérations, compte rendu succinct, procès-verbal, etc
- Assister aux séances en cas d'absence de la DGS (Prise de note) ou avec la DGS
Missions ponctuelles
- Permanences du samedi matin avec les connaissances appropriées pour les demandes courantes du public (inscriptions scolaires, actes d'état civil, listes électorales, macarons etc.)
Experience: 12 Mois
Compétences: Classer des documents,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils bureautiques,Établir, mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.