DEFINIRION DES TACHES
* Accueil physique des visiteurs et annonce des arrivées
* Gestion du standard téléphonique et transmission des messages
* Consultation de l'agenda du cabinet afin d'anticiper les rendez-vous
* Préparation des salles de réunion
* Vérification du matériel (visioconférence, écrans, son)
* Création et transmission des liens Zoom / Teams
* Assistance technique de premier niveau (connexion, partage d'écran, bascule 4G si nécessaire)
* Rangement, nettoyage et aération des salles après les réunions
* Gestion du courrier papier et électronique : réception, numérisation, envoi, classement et archivage
* Organisation des envois (coursiers, DHL)
* Réalisation des tâches de secrétariat courant :
* mise en forme de documents ;
* impressions / scans ;
* classement et archivage.
* Coordination logistique quotidienne :
* commandes de fournitures et consommables ;
* gestion des livraisons ;
* réservations de taxis / VTC ;
* suivi des stocks ;
* remontée des besoins.
* Suivi de premier niveau des prestataires (nettoyage, maintenance, livraisons)
* Assistance quotidienne aux avocats
* Participation à l'organisation des événements internes et externes
* Contribution à la qualité de vie au sein du cabinet Tickets restaurants, transport
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