Publiée le 13 juin
Mission du poste
Vos missions en quelques mots En tant qu'assistant administratif polyvalent au sein du service de Police Municipale, vous serez en roulement selon le planning affiché (positionnement accueil du poste ou bureau individuel) pour des missions administratives variées. MISSIONS PRINCIPALES: Agent administratif polyvalent en roulement selon le planning affiché (positionnement accueil du poste ou bureau individuel) pour des missions administratives variées : - Accueil physique et téléphonique des usagers et correspondants des services - Gestion du standard (réception des appels, prises des messages, orientation du public, transfert des appels vers différents services, gestion de la radio Police, traitement et diffusion de l’information, réalisation de divers travaux de bureautique, enregistrement du courrier (départ et arrivé), suivi et mise en forme des documents informatiques (registre d’accueil, courrier, tableaux, compte-rendu), tri, classement, archivage, numérisation, exécution et suivi des procédures et décisions administratives (dossiers administratifs des agents et mouvement du personnel en lien avec la Préfecture du département, dossier armement etc…) - Gestion des stocks de matériels et de fournitures courantes, réapprovisionnement et contrat avec les fournisseurs, traitement des objets trouvés et des demandes « Opération Tranquillité Vacances », dossiers fourrières véhicules (stationnement abusif ou gênant) ACTIVITÉS PRINCIPALES: Accueil au poste - Lors de l’accueil au poste : toutes les missions liées à l’accueil physique et téléphonique, liaison radio permanente avec les patrouilles sur le terrain, transmettre, réceptionner et relayer les éléments de manière concise et précise avec les différents correspondants (services internes de la Mairie ainsi que les services externes : bailleurs, fouriériste, services d’État, services de secours, des Collectivités Territoriales, les élus, les associations, les transporteurs urbains, administrés et/ou les diverses enseignes commerciales etc). - Traitement dossiers OT, OTV et fourrière Bureau individuel - Traitement des dossiers nécessitant une attention particulière dans le calme = Gestion des heures des vacataires (point école et manifestation ponctuelle) - Suivi et traitement des dossiers des agents de la Police Municipale (agrément, assermentation, carte professionnelle, protection fonctionnelle, arrêté commissionnant à l’Urbanisme, armement, stock de munitions) - Rédaction courriers de réponse des doléances aux administrés, demande d’indulgence, préparation des arrêtés de stationnement et de circulation lors des diverses activités et manifestations sur la Commune Profil recherché L’assistant-e administratif-ve doit être ponctuel-le, assidu-e, rigoureux-se dans les diverses tâches confiées : Savoir-faire: - Savoir travailler en équipe, savoir s’organiser et gérer les priorités, savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants, savoir prendre des notes, savoir s’adapter à différents interlocuteurs -Accueillir le public avec amabilité, gérer une situation de stress, respecter la confidentialité, gérer et suivre une procédure, être méthodique, discrétion professionnelle, respect de la hiérarchie. Savoir-être: - Savoir évaluer une situation et savoir prendre des initiatives appropriées avec discernement dans l’urgence, l’agent doit être très réactif - Poste d’exécution, l’agent doit se conformer aux procédures en place et s’adapter si nécessaire afin de servir aux mieux les citoyens de la Commune
