Description entreprise :
Pôle de référence, le CHU de Reims assure l'activité de proximité pour tout le territoire Marnais et prend en charge les pathologies les plus complexes à l'échelle de la région Champagne-Ardenne (chirurgie cardiaque, greffes de rein, urgences et SMUR pédiatriques…).
Disposant de l'ensemble des spécialités médicochirurgicales, le Centre Hospitalier Universitaire de Reims offre une prise en charge tout au long de la vie. Doté d'une maternité adossée à un service de réanimation néonatale, l'établissement assure un suivi médical complet de l'enfant et de l'adolescent, y compris en psychiatrie de l'enfant et de l'adolescent.
En complément de prises en charge de haute technicité, le CHU présente également une offre importante d'hébergement pour personnes âgées et une offre complète de soins de suite et de réadaptation (SSR).
C'est un collectif de 8 500 professionnels qui accueille chaque année près de 200 000 patients. Il contribue annuellement à la formation de plus de 2 100 étudiants, que ce soit au sein de l'Institut Régional de Formation ou en accueillant les étudiants des facultés de médecine, d'odontologie et de pharmacie de l'Université de Reims Champagne Ardenne.
Acteur clé du territoire, le CHU de Reims et les actions qu'il mène conduisent à un impact économique de près de 900 millions d'euros dans le département de la Marne.
L'établissement anime une politique de coopération territoriale ambitieuse autour du Groupement Hospitalier Universitaire de Champagne et des conventions d'association hospitalo-universitaire signées avec les quatre Groupements Hospitaliers de Territoires voisins, en partenariat avec le Centre de Lutte Contre le Cancer, l'Institut Godinot Se donnant pour ambition de moderniser l'offre de soins, le CHU de Reims s'est engagé dans un important projet immobilier pour un budget de 530 millions d'euros. Autour de trois phases, le chantier du Nouvel hôpital de Reims a débuté en janvier 2020 et s'achèvera en 2031.
Description du poste :
CDD de 6 mois renouvelable
Secteur d'activité :
L'Institut de l'Intelligence Artificielle en Santé Reims Champagne Ardenne (IIAS) est une structure fédérative de recherche sous la tutelle du CHU de Reims et de l'Université de Reims Champagne Ardenne ayant pour mission de promouvoir et d'accompagner la recherche portant sur la réutilisation des données de santé et l'intelligence artificielle appliquée à la santé. Pour ce faire, l'IIAS est doté d'un entrepôt de donnée de santé, en réseau avec de nombreux autres établissements de santé, un calculateur haute performance (ROMEO) et des expertises (IA, Data Science, Santé, …
IIAS : Institut de l'Intelligence Artificielle en Santé Reims Champagne Ardenne CHU : Centre Hospitalier Universitaire DIM : Département d'Information Médicale DSN : Direction des Systèmes Numériques
Missions
Gestion de l'agenda et des plannings • Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du dirigeant.• Participer à la gestion de l'agenda de l'équipe de l'IIAS.• Gérer la boîte mail de la direction et assurer le tri, le suivi et la diffusion des courriels importants.
Gestion des dossiers et de la documentation • Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la direction (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions, etc.)• Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.• Rédiger des documents liés aux activités réalisées.
Organisation d'événements et de réunions • Participation à la préparation et l'organisation des événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, visioconférences, etc.).
Coordination et communication • Coordonner les différents intervenants de l'EDS (IIAS, DIM, DSN, etc.).• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.• Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe.
Gestion administrative et financière • Participer à la gestion administrative de l'équipe de l'IIAS.• Assurer la gestion de la facturation, des fournitures et des commandes nécessaires au bon fonctionnement de la structure.• Participer à la gestion administrative des locaux.
Rédaction et veille • Participer à la rédaction de documents (AAP, soumissions, articles).• Assurer une veille sur les appels d'offres et AAP.
Relations professionnelles fréquentes:
• Direction de l'Institut d'Intelligence Artificielle en Santé et ses différents interlocuteurs• Direction CHU de Reims• Présidence, cabinet et directions Université de Reims Champagne Ardenne• Membres commissions IIAS (Médecins, Universitaires, Administratifs)• Investigateurs de recherche (Médecins, Chercheurs, Startup, …)
Profil recherché :
Niveau de compétences et capacités requises
Niveau d'étude :
Formation de niveau Bac +2/3 en assistanat de direction/manager (BTS Suport à l'action managériale, BUT Gestion Administrative...)
Expérience professionnelle : débutants acceptés
Niveau de compétences :
Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
Maîtrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise…)
Connaissances en gestion administrative
Connaissance des normes rédactionnelles
Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire
Maîtrise de l'organisation d'événements
Connaissances en gestion administrative du personnel et en gestion budgétaire
Maîtrise de la construction d'outils de reporting et de tableaux de bord
Connaissance d'un ERP (type SAP)
Bon niveau d'anglais
Qualités requises :
Dynamisme et réactivité
Esprit d'initiative et autonomie
Discrétion
Organisation (capacité à prioriser)
Rigueur
Polyvalence
Disponibilité
Aisance relationnelle, sens de l'écoute et de la communication
Esprit de synthèse
Esprit d'équipe
Capacité d'adaptation
Caractéristiques du poste
Contrat à durée déterminée de 6 mois renouvelable (sous réserve d'aptitude médicale et d'un casier judiciaire vierge)
Rémunération selon les grilles indiciaires de la Fonction Publique Hospitalière
Temps de travail : 100 %
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