Assistant des activités médicales (h/f)

Description du poste


Missions principales

Rôle d’assistanat au sein de l’équipe :

* Gestion du secrétariat du manager responsable de l’équipe
* Gestion des activités administratives du service
* Prise en charge au sein du Secrétariat Régional de la gestion des dossiers donneurs décédés
* Gestion des évènements indésirables en lien avec le médecin référent vigilant : Résultats bactériologiques et mycologiques positifs des liquides de conservation des greffons
* Prise en charge du secrétariat d’un réseau de prélèvement en collaboration avec un binôme médecin cadre infirmier animateur de réseau
* Gestion des plannings d’astreintes de régulation pour les CIAR et Médecin DPGOT de Niveau 2, ainsi que pour les médecins vigilants
* Transmission de l’information

1. Gestion du secrétariat du manager responsable de l’équipe, en collaboration avec les autres assistantes du service

2. Gestion des activités administratives du service en collaboration avec les autres assistantes du service :

* Gestion de la réception des mails
* Organisation des réunions institutionnelles (ARS, directions hospitalières)
* Organisation des réunions du service
* Organisation de la réunion des CHPOT
* Participation aux différents pôles constituant le service régional avec les autres membres de l’équipe

3. Prise en charge au sein du Secrétariat Régional de la gestion des dossiers donneurs décédés pour la région Grand Ouest et une partie de la région Ile de France/Antilles/Guyane :

* Suivi des dossiers donneurs au quotidien sur Cristal et sur les espaces dédiés
* Procéder à la déclaration de prélèvements et clôture des dossiers dans Cristal
* Gérer la réception des examens du donneur (bactériologiques et mycologiques) après prélèvement sur chaque dossier PMOT
* Relancer les coordinations hospitalières (si besoin) pour récupération des résultats

4. Gestion des évènements indésirables (EI) en lien avec le médecin référent vigilant pour la région Grand Ouest et la région Sud Est : Résultats bactériologiques et mycologiques positifs des liquides de conservation des greffons :

* Traitement des résultats bactériologiques et mycologiques positifs des liquides de conservation via l’application Cristal Green, avec envoi aux équipes de greffe
* Saisie des EI via l’outil Cristal Green en lien avec le médecin référent vigilant et envoi aux équipes de greffe

5. Prise en charge du secrétariat d’un ou plusieurs réseaux de prélèvement en collaboration avec un binôme médecin cadre infirmier animateur de réseau :

* Gérer les rendez-vous auprès des interlocuteurs institutionnels
* Gérer le suivi des autorisations et conventions de prélèvement
* Assurer la mise à jour des acteurs des coordinations hospitalières et des équipes de greffe sur la base SESAME ainsi que leurs droits d’accès au portail de l’Agence de la biomédecine
* Assurer le suivi et l’archivage documentaire du réseau
* Possibilité que ce soit un réseau hors Grand Ouest avec participation à des réunions en région (déplacement)

6. Gestion des plannings d’astreintes de régulation pour les CIAR et Médecin DPGOT de Niveau 2, ainsi que pour les médecins vigilants

7. Participation à des groupes de travail, dont le GT Secrétariat

En interne, avec les Services Régionaux, la plateforme nationale de répartition des greffons, le secrétariat de la DPGOT,

En externe, l’ensemble des professionnels impliqués dans l’activité de prélèvement et de greffe d’organes et de tissus.

Spécificités et contraintes du poste

* Respect de la confidentialité en raison de la gestion de données médicales sensibles (donneurs décédés, patients greffés)
* Respect de l’anonymat des dossiers
* Horaires à organiser au sein du secrétariat

Qualifications


Connaissances, compétences et aptitudes

Titulaire d’une formation supérieure de type BTS assistanat médical, le/la candidat(e) justifie d’une expérience souhaitée, idéalement acquise dans le domaine médical. Une connaissance du secteur public hospitalier serait particulièrement appréciée. Il/elle maîtrise les outils informatiques courants, notamment Word, Excel, Outlook, ainsi que les environnements intranet et internet.

Doté(e) d’une solide connaissance de la terminologie médicale, le/la candidat(e) fait preuve de réelles capacités d’adaptation et sait gérer les priorités tout en respectant les échéances. Ses qualités relationnelles lui permettent de travailler efficacement en équipe et de partager l’information de manière fluide et professionnelle.

Rigoureux(se) et organisé(e), il/elle possède un sens aigu de l’organisation et sait faire preuve d’initiative lorsque la situation l’exige. Disponible et polyvalent(e), il/elle agit avec discrétion et respecte strictement le secret médical, garantissant ainsi la confidentialité des informations traitées.

Envie de relever ce défi ? Rejoignez-nous !



Informations supplémentaires


Type de contrat : contrat de droit public - Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels.

Rémunération : selon expérience et niveau de diplôme, par référence aux grilles indiciaires des agences sanitaires en application du décret n°2003-224 du 07 mars 2003 ou selon statut particulier si fonctionnaire (détachement, mise à disposition).

Télétravail : possible (jusqu'à 2 jours), sous réserve de validation.

*A l’issue du processus de recrutement, il vous sera demandé de remplir une déclaration d’intérêts.

La déclaration d’intérêts est une déclaration sur l’honneur concernant les liens directs ou indirects que vous pourriez avoir avec toute entreprise ou organisme privé intervenant dans le champ des missions de l’Agence de la biomédecine.

Ce document reste confidentiel ; il sera conservé dans votre dossier à la direction des ressources humaines.