GEPSA répond aux appels d’offres lancés par le Ministère de la Justice, Ministère de l’Intérieur et autres Administration Publiques GEPSA participe au fonctionnement d’établissements publics dans le cadre de marchés multi-techniques et multiservices. Experts en facility management, nous proposons à nos clients des prestations de services à l’immeuble (maintenance, nettoyage…), services à la personne (restauration, hôtellerie, cantine) et services à l’insertion (Ateliers de production, orientation et formation professionnelle).
Chiffres clés : CA 200 M€ / 900 salariés / 74 établissements répartis sur toute la France
Vos Missions seront les suivantes :
Gestion administrative du site et des services :
Être en charge du secrétariat du Responsable de site (gestion du courrier, réception et filtrage des communications téléphoniques, gestion des rendez-vous, frappe et présentation de document)
Organiser les réunions et rédige les comptes rendus
Jouer le rôle d’interface entre le siège et le site
Etablir des reportings mensuels (RMA), et des supports de présentation (Revue Annuelle par exemple) nécessaires auprès dU client ainsi que le suivi de l’historique des interventions
Suivre les commandes d’investissement, les commandes de l’Accueil Famille et du Transport dans le respect du budget
Suivre la facturation et les relances fournisseurs
Etablir des devis et des factures pour le client et les déposer sur Chorus. Suivre le paiement des factures.
Suivi des Ressources Humaines :
Être le/la Référent(e) RH sur le site (transmission des éléments variables de paie, suivi du parcours d’intégration des nouveaux collaborateurs, gestion des formalités administratives pour les nouveaux collaborateurs, gestion des process de recrutement)
Assurer la mise en œuvre du plan de formation pour les salariés du site
Participer au recrutement des intérimaires et au suivi des candidatures
Jouer le rôle d’interface entre les services
Suivi des interventions de maintenance :
Enregistrer les demandes d’intervention dans l’interface client et assurer leur communication pour répondre aux demandes du client selon les délais contractuels
Avoir la charge du suivi de toutes les opérations de maintenance, suivi des contrôles et de l’historique des interventions
Gérer des contrats de maintenance, assurer le suivi de l'élaboration des contrat de maintenance auprès du service achat, réaliser les demandes de DC4
Extraire les données sur l’interface Client
Suivi des demandes d'accès des sous-traitants sur le site
Communication interne et externe :
Communiquer avec le client et les techniciens pour garantir une bonne coordination et répondre aux besoins de maintenance.
Prérequis :
Formation niveau 5 en assistanat ou gestion et/ou expérience dans un poste similaire
Maîtrise des outils informatiques (Pack Office)
Connaissances en gestion du personnel
Qualités rédactionnelles
Savoir être :
Polyvalence
Rigueur
Bienveillance
Discrétion
Organisation du Travail - Du Lundi au Vendredi
Repos le week-end
Rémunérations et Avantages : - Statut : Agent de Maîtrise
37 heures hebdomadaire avec 1 RTT / Mois
Ticket Restaurant : 10€ dont 60% Part employeur / 40% Part Salarié
Prime de participation et d’intéressement (en fonction du résultat de l’entreprise)
Mutuelle de groupe familiale
Avantages CSE
Perspectives d’évolution
Vous souhaitez nous rejoindre ?
Voici le process de recrutement :
Premier point à distance (téléphonique / teams)
Entretien avec le manager de site
Visite du site
GEPSA œuvre pour l’inclusion des personnes en situation d’handicap.
Au-delà de vos expériences, c’est votre sens de l’engagement et du service qui feront la différence.
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