RESPONSABILITÉS :
L'Université de Lorraine recrute pour l'IAE Metz un-e assistant-e de direction.
CDD 12 mois à pourvoir du 01/09/2025 au 31/08/2026, renouvelable par années universitaires.
Poste ouvert aux fonctionnaires de catégorie B.
Candidature : transmettre CV et lettre de motivation au plus tard le 03/07/2025.
Collaborateur/trice direct(e) du directeur et du responsable administratif, l'assistant de direction contribue à la gestion administrative et des moyens de l'IAE. Il/ elle occupe un poste clef et contribue à personnaliser l'image de l'institut. Interlocuteur privilégié, il favorise la communication et les contacts à l'intérieur et à l'extérieur de l'institut.
Il/elle assure le secrétariat de direction de l'IAE et travaille en concertation avec les services centraux de l'établissement. Il/elle doit gérer l'accueil physique et téléphonique de la direction.
Il/elle assure le circuit de signatures des documents de l'établissement, assure l'organisation du système de classement et d'archivage des dossiers et documents, suit l'évolution des réglementations, décisions et procédures sur l'ensemble du périmètre de la direction.
Il/elle organise et gère les différentes réunions.
Il/elle coordonne pour l'IAE les élections organisées par l'Université.
Il/elle est le référent de la logistique interne de l'IAE : gestion du courrier, locaux, matériels.
En termes de gestion des ressources humaines, il/elle assure l'installation des nouveaux arrivants, met à jour les listes de diffusions, accès aux bâtiments. Il/elle organise les plannings d'accueil du bâtiment IPEFAM et pilote et organise l'activité d'un agent en veillant à la continuité de service et à son bon fonctionnement.
Il/elle accompagne les agents de la structure dans leurs démarches, et suit les dossiers administratifs des personnels enseignants et non enseignants, en étant l'interface entre les personnels de l'IAE et la DRH de l'Université. Il/elle assiste administrativement la direction dans la gestion de certains dossiers spécifiques (recrutements, demandes de formation).
Il/elle contribue à entretenir et développer les relations avec les partenaires extérieurs et internes, en assurer la diffusion et la collation d'informations nécessaires au suivi des dossiers. Il/elle saisit et met à jour la base de données des conventions et partenaires de l'IAE. Il/elle participe à la conduite de projets transverses menés par l'IAE.
PROFIL RECHERCHÉ :
Vous disposez de connaissances ou avez une capacité à appréhender rapidement le fonctionnement d'une composante de formation et de l'Université, ainsi que les statuts des différents types de personnels.
Des connaissance en langue anglaise et des notions budgétaires seraient un plus.
Vous maîtrisez les techniques d'expression écrite et orale, vous disposez de solides compétences relationnelles et rédactionnelles.
Vous êtes à l'aise avec l'outil informatique (maîtrise des logiciels de bureautique) et êtes capable de vous former aux logiciels internes spécifiques liés à l'activité du poste.
Vous avez une bonne capacité à rendre compte.
Vous savez planifier, gérer votre activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.
Vous savez faire preuve de diplomatie, respecter la confidentialité des informations.
Vous avez le sens du travail en équipe et savez également travailler en autonomie.
Vous êtes rigoureux, réactif et organisé, et possédez de bonnes qualités d'adaptation.
Vous savez être force de proposition.
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