Association béthanie - agent administratif / agente administrative (h/f)

Le technicien qualifié administratif est sous l'autorité hiérarchique du Directeur d'Etablissement et par délégation du Chef de Service du Pôle Enfants.
ACTIVITES PRINCIPALES
o Gestion administrative
o Gérer la correspondance des documents nécessaires à la bonne marche du service
o Tenir à jour tous les registres
o Assurer le courrier administratif (familles/direction)
o Créer le dossier des jeunes entrants dans le DUI
o le suivi des dossiers des jeunes sur le DUI : scan des documents et enregistrement
o Suivi de l'argent de poche des résidents : préparation des porte-monnaie, distribution, retour, gestion de la caisse argent de poche
o Organisation
o Classement des dossiers, courriers et documents
o Mise en forme des documents nécessaires au service (rapports d'activité, livret d'accueil, .)
o Réponses à différentes enquêtes au cours de l'année
o Suivi du planning et des actes des résidents sur le DUI
o Communication
o Assurer la diffusion des notes de service, d'information,. émanant de la Direction ainsi que tout document nécessaire au bon fonctionnement.
o Communiquer régulièrement avec les Chefs de Service
o Accueil physique et téléphonique
o Accueillir les personnes extérieures au service
o Accueillir les enfants et les familles
o Distribuer les appels téléphoniques, prendre les messages et y donner suite
- Savoir-faire
o Prendre des initiatives
o Aisance dans les écrits
o Maîtriser l'outil informatique (Word, Excel, Publisher, Power Point, Internet)
o Connaissance du public et adaptation aux comportements des jeunes
o Connaître et savoir utiliser les techniques et outils de communication
o Savoir renseigner le public
o Capacité à rédiger des courriers (règles de base en orthographe et grammaire, règles de mise en page.)
o Savoir recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques, accueil des familles lors des rendez-vous.
o Savoir adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Diplôme
Formation Baccalauréat administration-gestion
- Rémunération
Selon la convention collective du 15 Mars 1966 + reprise d'ancienneté + Laforcade
- Prise de poste
o Poste à pourvoir