Gestionnaire de l'offre de formation

À propos de nous

Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom.
Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel.
Faire le choix de l’Université de Lille, c’est rejoindre une communauté résolument tournée vers l’avenir et engagée pour l’excellence académique.


Mission

En tant que Gestionnaire de l'offre de formation, vos missions sont :

- Assurer le fonctionnement du secrétariat, accueil physique et téléphonique

- Gestion pédagogique des 2e années et des 3e années principalement (affichage et mise à jour des emplois du temps, gestion des absences, plannings, salles, devoirs surveillés) ainsi que des étudiants en alternance.

- Utilisation des logiciels SCODOC et éventuellement APOGEE pour le suivi pédagogique (saisie des notes, bulletins et PV) et de notre site des stages (édition des conventions, suivi, organisation des soutenances).

- Organisation des simulations d'entretien d'embauche avec des intervenants extérieurs

- Suivi des demandes de poursuites d'études des étudiants.

🎯 Vos responsabilités :

- Accueillir et informer les futurs étudiants, les étudiants et les enseignants

- Gérer administrativement les dossiers d'inscription et/ou les procédures de sélection

- Organiser les examens, jurys, sélections

- Mettre à disposition du responsable de scolarité les informations relatives aux années d'étude

- Mettre à jour tous les documents de rentrée (courriers, plaquettes, guides des études) sous la supervision du responsable du service scolarité

- Assurer le suivi de l'assiduité des étudiants boursiers avec les moyens mis à disposition par l'établissement

- Mettre en œuvre toutes les opérations liées aux examens des étudiants (calendrier, mise en forme des sujets, saisie des notes, préparation et/ou participation aux délibérations)

- Élaborer les plannings étudiants, assurer leur diffusion

- Participer à la journée portes-ouvertes et autres forums et salons

- Assurer un relais sur une spécialité (relations internationales, stages)

- Gérer les vacations enseignantes (ordres de mission, plannings, rémunération)

- Procéder à l'archivage des documents liés au cursus étudiant et aux examens

- Gérer les aspects logistiques : réservations des locaux, du matériel


Profil

🤝 Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l'environnement professionnel :

- Logiciels bureautiques courants

- Logiciel de gestion de la scolarité des étudiants

- Maquettes des formations

- Établissement et ses composantes

- Procédures administratives et règlement des études

- Anglais : expression orale et écrite (niveau attendu A1) + compréhension orale et écrite (niveau attendu A1)

🤝 Savoir-faire comportementaux :

- Avoir le sens de l'accueil et du service public

- Faire preuve d'organisation

- Faire preuve de réactivité

- Travailler en équipe

- Faire preuve d'impartialité

- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

- Gérer les conflits et savoir se maîtriser, garder son calme en toutes circonstances

🤝 Savoir-faire opérationnels :

- Travailler dans les délais contraints

- Contrôler les informations et règles de calcul du système de notation

- Analyser les demandes des étudiants, y répondre de manière appropriée et les diriger vers les bons interlocuteurs

- Respecter la confidentialité des données