Event & exhibition coordinator

Dans le cadre du renforcement de l’équipe Marketing, nous recherchons un(e) Event & exhibition Coordinator pour accompagner l’Event & Exhibition Project Manager dans la coordination des événements et la gestion des opérations quotidiennes du bureau.
Le poste implique un rattachement direct à l’Event & Exhibition Project Manager, avec une collaboration étroite au quotidien, ainsi qu’une capacité à assurer la continuité des activités en autonomie lors de ses périodes d’absence, avec le support de la Head of Marketing.
Ce rôle s’inscrit au cœur des équipes Marketing et en lien avec l’ensemble des services internes, avec pour objectif de garantir une organisation fluide, professionnelle et alignée avec l’image de l’entreprise.
1. Coordination des événements (internes & externes)
* Participer à l’organisation des salons, conférences et événements clients
* Coordonner la logistique (transport, hébergement, prestataires, planning)
* Assurer le suivi opérationnel avant, pendant et après les événements
* Gérer les supports événementiels (goodies, matériel, documentation)
* Contribuer au reporting et au bilan post-événement

2. Organisation des événements internes
* Organiser les visites clients et partenaires
* Participer à la mise en place des Business Reviews, réunions trimestrielles, boards et événements internes
* Coordonner les prestataires (catering, logistique, audiovisuel)

3. Office Management
* Assurer le bon fonctionnement quotidien des bureaux (Cassis)
* Coordonner avec les équipes internes (IT, maintenance, marketing)
* Suivre les prestataires (ménage, fournitures, services généraux)
* Contribuer à l’amélioration de l’environnement de travail

4. Support administratif & coordination
* Gérer les fournisseurs et les commandes (matériel, mobilier, cartes de visite, etc.)
* Suivre les demandes internes liées aux événements et aux bureaux
* Participer à la structuration des process et à l’amélioration continue

----------------------------------------


As part of the strengthening of the Marketing team, we are looking for an Event Coordinator / Office Manager to support the Event & Exhibition Project Manager in coordinating events and managing daily office operations.
The position involves a direct reporting line to the Event & Exhibition Project Manager, with close day-to-day collaboration, as well as the ability to ensure continuity of operations with a high level of autonomy during her absence, with the support of the Head of Marketing.
This role sits at the core of the Marketing team and involves close interaction with all internal departments, with the objective of ensuring smooth, professional, and brand-aligned operations.
Key Responsibilities

1. Event Coordination (Internal & External)
* Support the organization of trade shows, conferences, and customer events
* Coordinate logistics (transportation, accommodation, suppliers, planning)
* Ensure operational follow-up before, during, and after events
* Manage event materials (goodies, equipment, documentation)
* Contribute to post-event reporting and analysis

2. Internal Events Organization
* Organize customer and partner visits
* Support Business Reviews, quarterly meetings, board meetings, and internal events
* Coordinate suppliers (catering, logistics, audiovisual)

3. Office Management
* Ensure smooth daily office operations (Cassis)
* Coordinate with internal teams (IT, maintenance, marketing)
* Manage service providers (cleaning, supplies, general services)
* Contribute to improving the workplace environment

4. Administrative Support & Coordination
* Manage suppliers and purchasing (equipment, furniture, business cards, etc.)
* Follow up on internal requests related to events and office operations
* Contribute to process structuring and continuous improvement