Secrétaire de direction de la direction générale des services - scx (23053) (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Affecté-e au sein du secrétariat général de la Direction Générale des Services, vous assistez la Présidente et le Directeur Général des Services dans l'organisation quotidienne de leur activité et la gestion administrative, logistique et RH de la direction.
Vos missions principales :
• Assistance de direction : gestion des agendas, des déplacements, filtrage des interlocuteurs, organisation, préparation et suivi des réunions
• Gestion administrative : préparation et suivi des courriers, gestion des circuits de parapheurs, constitution et préparation de dossiers dans le respect des procédures
• Suivi administratif, financier et RH : réalisation d'actes de gestion, alimentation et suivi de tableaux de bord, extractions depuis les systèmes d'information
• Accueil et interface : accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes, représentation et facilitation des contacts pour la direction
• Logistique et organisation : gestion des locaux, matériels et fournitures, organisation logistique de réunions, conférences, séminaires, examens et recrutements
• Gestion de l'information : conception et mise à jour de bases de données (contacts, documentation de référence), suivi des échéances et archivage

PROFIL RECHERCHÉ :

Vous possédez une solide expérience du secrétariat de direction et de la gestion administrative au sein d'un environnement public ou institutionnel. Rigoureux et organisé, vous savez gérer des informations sensibles et accompagner des instances de direction.
• Connaissances : environnement et réseaux professionnels, fonctionnement des administrations publiques, procédures et dispositifs du secteur, techniques de classement et d'archivage, secrétariat bureautique et élaboration de documents
• Savoir-être : sens de l'organisation, rigueur et fiabilité, sens de la confidentialité et discrétion, capacité d'adaptation, capacité d'écoute et aisance relationnelle, esprit de synthèse, disponibilité, réactivité et sens de l'initiative
• Savoir-faire : communiquer avec pédagogie, adapter son discours aux interlocuteurs, concevoir et alimenter des tableaux de bord, réaliser des synthèses, appliquer et faire respecter procédures et règles, mettre en œuvre une démarche qualité
• Formation : baccalauréat minimum, idéalement dans le domaine du secrétariat ou de la gestion administrative
• Expérience : expérience confirmée de 2 à 5 ans sur un poste similaire, de préférence en administration publique ou établissement d'enseignement supérieur

Informations complémentaires :
• Catégorie : B (TECH RF)
• Quotité : 100%
• Poste à pourvoir à compter du 09/03/2026 en CDD pour une durée d'un an
• Rémunération brute mensuelle : conforme aux grilles indiciaires des personnels ITRF, ajustée en fonction de l'expérience, assortie d'une prime brute mensuelle de 100 €
• Date limite de candidature : 06/02/2026