Assistant de gestion et assistant administration générale et juridique

Fondé en 1990, le Groupe TEAM INTERIM met l'accent sur une solide implantation locale, la proximité et l'engagement au service de ses intérimaires et clients. Notre particularité et principal atout majeur repose sur notre forte culture familiale dont nous avons su tirer des enseignements. Des valeurs essentielles animent chaque jour l'ensemble des équipes et collaborateurs de TEAM INTERIM, telles que la confiance, la proximité, la fidélité et la réactivité. Le Groupe TEAM INTERIM est aujourd'hui implanté en région PACA, OCCITANIE et au LUXEMBOURG. Le Groupe se compose de 3 pôles principaux : * Un département TRAVAIL TEMPORAIRE incarné par : o des agences pluridisciplinaires capables de répondre à vos besoins dans les secteurs du BTP, de l'industrie, du transport, de la logistique, du tertiaire, de l'environnement et de l'évènementiel. o des agences spécialisées dans le MÉDICAL, l'INSERTION, et les TRAVAUX EN HAUTEUR. * Un centre de FORMATION, TEAM FORMATION. * Deux bureaux de RECRUTEMENT CDD/CDI, TEAM TALENTS.inc, à La Garde (83) et RH CONSEIL au Luxembourg. TEAM INTERIM INSERTION a été créée en 2011 par le Groupe TEAM INTERIM pour lutter contre les exclusions à l'embauche. Nous sommes une ETTI conventionnée par l'Etat pour concentrer notre activité sur l'insertion professionnelle des publics vulnérables en leur proposant des missions d'intérim d'insertion et des formations adaptées à leur projets professionnel. TEAM INTERIM INSERTION rayonne sur l'ensemble du territoire des Bouches du Rhône pour répondre à un besoin de proximité des partenaires économiques et socio professionnels avec qui des liens ont été mis en place depuis 10 ans maintenant. Nous proposons à l'ensemble des salariés des missions qui peuvent durer 24 mois selon les besoins auprès d'entreprises de différents secteurs d'activité. + d'infos https://team-interim.fr/team-interim-insertion.fr

Description du poste et Missions

TEAM INTERIM INSERTION recrute pour un de ses clients un(e) Assistant de gestion et assistant administration générale et juridique

Auprès du responsable du département des Bâtiments et de l'Exploitation(DBE) à mi-temps :

Sur le logiciel SIREPA (logiciel de gestion comptable et financière) :

• Saisie des nouveaux fournisseurs, et gestion des changements des RIB, coordonnées
• Saisie des Commandes/EJ ; vérification administrative des pièces jointes (devis, note de non-mise en concurrence, rapport d'analyse…)

1. La vérification de la conformité des prix du marché (BPU) et du contenu des documents sur le fond reste de la responsabilité des agents responsables d'opérations.

• Edition et envoi des bons de commande aux fournisseurs.
• Services Faits : recueil des services faits auprès des responsables d'opération et saisie des services faits.
• Tenue du tableau de suivi des commandes / services faits.
• Point hebdomadaire, et autant que de besoin, avec le service financier et le responsable de département
• Transmission au service financier des demandes de suspension du Délai Global de Paiement pour les factures contestées.
• Tenue du compte UGAP du département et éditions des devis.
• Réalisation des fiches inventaires d'immobilisation : entrée et sortie.
• Sur le logiciel GFD : Saisie des ordres de mission et des frais et gestion des difficultés.
• Vérification des factures à émettre et émission des titres pour le recouvrement des produits
• Vérification des pièces justificatives à l'appui des titres de recette (convention, contrat).
• Suivi des clients / fournisseurs.

à Auprès de l'administratrice Générale et de la responsable du service juridique à mi-temps :

• Secrétariat : envoi de courrier, mise en page de documents, organisation de réunions, etc.
• Gestion comptable et budgétaire décrite ci-dessus
• Sur les tâches en lien avec la responsable du service juridique :
• Rédaction des décisions d'invitation
• Elaboration de reporting

Profil recherché

Personne expérimentée dans les domaines du secrétariat et de la gestion comptable (3 ans d'expérience en qualité de secrétaire ou d'assistant (e) de service).

• Classement et archivage
• Maîtrise de l'ensemble des outils bureautiques
• Rédiger et mettre en forme des documents administratifs et juridiques
• Informer et rendre compte
• Qualités rédactionnelles
• Notions des procédures juridiques
• Ponctualité
• Autonomie
• Rigueur
• Sens relationnel, goût du travail en équipe
• Sens de l'organisation
• Discrétion et confidentialité