L’assistant de direction (H/F) recueille et traite, dans le domaine administratif, les informations nécessaires à la préparation des décisions. Il assure le suivi de certains dossiers confiés aux directions qu’il assiste, ainsi que la gestion de leurs relations internes et externes. L’Assistant de direction (H/F) pilote, par des liens fonctionnels, une équipe administrative.
Missions principales confiées :
* Instruire des dossiers : constitution et synthèse des documents (personnels et/ou usagers, fonctionnement général de l’établissement).
* Établir des comptes rendus de réunion et des relevés de décision.
* Concevoir et mettre en forme des supports de réunions et autres documents administratifs (notes…).
* Exploiter les flux et mettre à jour les bases de données relatives à des informations de l’établissement.
* Gérer de la correspondance et des documents nécessaires à la bonne marche de l’établissement
* Transmettre en interne et en externe les décisions et informations pertinentes.
* Tenir au courant les directeurs de toutes les questions urgentes et importantes et leurs communiquer tous les renseignements nécessaires à leurs activités.
* Planifier, organiser et assurer le suivi de réunions, rencontres, manifestations.
* Constituer et gérer un fonds documentaire administratif.
* Mettre en place des modes de classement et d’archivage et mettre à jour des dossiers du directeur.
* Traiter les contacts des directeurs : gestion de planning, des rendez-vous, des déplacements, filtrage des interlocuteurs.
* Etablir les liens fonctionnels avec les directeurs des autres établissements.
* Encadrer l’équipe de secrétaires, assistante RH (coordination, répartition des tâches, ventilation des informations, gestion des temps de travail et congés…).
L’assistant de direction (H/F) contribue à :
* Un accueil de qualité (téléphonique et physique), des usagers, de leurs familles et des salariés, dans le respect de l’obligation de secret et de discrétion.
* La rédaction du rapport d’activité
* La rédaction de divers documents (appel à projet, tableaux de bord de suivis, courrier, rapports divers…)
* La prise de décision du directeur en lui communiquant toutes les informations nécessaires sur les dossiers ou situations traités.
Compétences requises :
* Connaissances approfondies en droit social
* Maîtrise des dispositifs de formation
* Maîtrise des logiciels de bureautique : EXCEL, WORD, POWER POINT…
* Manager une équipe de secrétaires
* Organiser son temps de travail selon un plan de charge établi
* Préparer et organiser les dossiers d’aide à la décision
* Communiquer avec son environnement de travail
* Assurer une veille en matière de législation sociale
* Organiser son temps et son espace de travail en fonction des échéances
* Concevoir des outils et veiller à la bonne application
* Contrôler la cohérence des données collectées
* Traiter l’information et apporter la réponse adaptée
* Coordonner et diffuser l’information dans le strict respect de la confidentialité
* Gérer et filtrer les flux d’informations
* Rigueur, Efficacité, Organisation, Intégrité, Communication, Polyvalence
Qualification :
BAC+2 exigé (BTS ou DUT) avec une expérience significative dans le secteur du médico-social
Grille de classification : cadre classe 3 – Niveau III – Annexe 6 de la CCNT du 15/06/1966
Temps de travail : 1 ETP
Rémunération mensuelle brute de base (hors ancienneté) : 2 910.40 € (dont 238 € de prime « Ségur ») + reprise d’ancienneté éventuelle.
Les PEP 18 est une association, entreprise de l'Économie Sociale et Solidaire,
Nous avons aujourd’hui la responsabilité de 29 établissements, services et dispositifs médico-sociaux sur l’ensemble des territoires du Cher. Ils couvrent des réponses aux besoins d’actions précoces, de diagnostic, de prévention et d’accompagnement à l’autonomie des personnes en situation de handicap.
700 salariés travaillent au service de l'accompagnement de plus 3 300 personnes enfants ou adultes.
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