En tant qu'Assistant(e) prestations de service vous êtes garant du bon fonctionnement des équipements et de la satisfaction des locataires. Vous accompagnez la mise en place des contrats d'entretien et des différents accords-cadres et veillez à la bonne exécution des marchés. Vous vous placez en soutien des agences locales avec lesquelles vous entretenez des relations étroites sur les équipements individuels (chauffage, chauffe-eau, robinetterie.) et collectifs (VMC, automatismes.).
Gestion administrative des contrats en cours et suivi global
* Échanges au quotidien avec les fournisseurs et agences (mail/téléphone)
* Tenue d'une BDD par type de prestation
* Information des agences
* Suivi des transferts de contrat de SEMCODA à ELLIPSE SYNDIC ; des transferts vers un syndic extérieur
* Suivi, anticipation et rédaction des avenants (vente / ajout en +/-, transfert etc.)
* Suivi des résiliations
* Gestion administrative, suivi et traitement des devis et factures travaux et hors contrat.
* Organisation de réunions avec les fournisseurs : planification, rédaction des comptes rendus
* Suivi des visites d'entretien
* Rédaction / envoi de courriers et suivi des LRAR
Gestion administrative des marchés en cours
* Échange au quotidien avec les fournisseurs et agences (mail/téléphone)
* Tenue d'une BDD par type de prestation
* Information des agences
* Enregistrement et suivi des marchés
* Rédaction, envoi, publication et suivi des avenants en +/-
* Réception et traitement des factures
* Envoi aux fournisseurs des revalorisations tarifaires
* Suivi des résiliations
* Rédaction / envoi de courriers et suivi des LRAR
Anticipation/ préparation et suivi des marchés et contrats
* Suivi des contrats arrivant à échéance avec rédaction des courriers de résiliation et mise à jour de la BDD
* Anticipation et création des marchés à venir (préparation des BPU au fur et à mesure des résiliations et des demandes d'agence)
* Réunion d'échanges avec le/la responsable et le/la gestionnaire marchés de services.
* Suivi en Marco et AWS des marchés,
* Etablissement des listings locataires
* Rédaction / envoi de courriers et suivi des LRAR
Accompagnement des agences et services internes
* Échanges au quotidien avec équipes internes (mails, téléphone.)
* Rédaction d'avenants ou d'OS.
* Suivi des demandes de mise en place de contrats par nos agences et services internes
* Organisation des agendas, réunions et rendez-vous
* Gestion des mails, courriers, envoi de mailings
* Accueil téléphonique
* Classement
* Suivi des demandes de fibre optique
Info complémentaires :
Poste ouvert dans le cadre d'un renfort, basé à Bourg en Bresse, à pourvoir dès que possible.
35 h/semaine sur 5 ou 4,5 j / Horaires flexibles.
Télétravail possible 1 j/semaine dans le cadre d'un accord d'entreprise.
Rémunération à partir de 1 913,85 € brut mensuel selon profil et expérience.
* 13ème mois
* 6 semaines de CP
* Carte TR
* Mutuelle familiale de base prise en charge à 100%
* Prévoyance
* CE
* Intéressement éventuel.
Pour réussir à ce poste ?
* BAC+2 gestion PME/PMI ou Support à l'action managériale exigé
* Exp de 2 ans minimum sur poste similaire exigée
* Maîtrise Pack office exigée
la connaissance des outils suivants serait un plus :
* ARAVIS \ GRC
* AWS
* MARCO WEB
Vous possédez d'excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles.
Vous êtes autonome et organisé/e. Vous êtes réactif/tive et possédez un sens aigu la confidentialité.
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