Coordinateur évènementiel h/f

Informations générales Entité de rattachement Fondée en 1872, Sciences Po est une université internationale de référence en sciences humaines et sociales. Avec 7 campus, 8 écoles et 11 centres de recherche, elle forme les générations futures grâce à un enseignement pluridisciplinaire alliant savoirs fondamentaux et expertise professionnelle. Sa communauté rassemble 15 000 étudiants, 1 200 salariés, 280 chercheurs et 4 500 chargés d'enseignement, dont la diversité constitue une richesse unique. Sciences Po est la première université française à avoir obtenu le label « Égalité professionnelle » (AFNOR, 2019 et 2023) et la certification Top Employer (2025 et 2026). Référence 2026-1188 Date de début de diffusion 17/02/2026 Emploi repère Chargé de mission Niveau 1 Cotation 22 Intitulé du poste Coordinateur évènementiel H/F Type de contrat Durée indéterminée Temps contractuel Temps plein Présentation de l'entité Sciences Po est une institution de recherche et de formation innovante qui compte aujourd'hui près de 1000 salariés de droit privé. Pour contribuer à son essor et porter sa stratégie, elle s'appuie depuis plusieurs années sur une politique dynamique de recrutement d'hommes et de femmes de talents. La Direction des services et moyens généraux fournit les services et les produits destinés à assurer un cadre de travail adapté aux besoins actuels et futurs des collaborateurs ou des clients externes, avec l'objectif de répondre aux contraintes qualité et budgétaires. Elle est aussi garante de la mise en œuvre de la politique de sécurité des personnes et des biens en apportant un soutien aux utilisateurs. Description de la mission MISSIONS PRINCIPALES Rattaché au Responsable Adjoint Opérationnel, vous coordonnez les événements institutionnels du campus de Paris de l'analyse des besoins à leur réalisation. Interface entre commanditaires, équipes DSMG et prestataires, vous élaborez les études techniques, optimisez les ressources et garantissez le respect des normes de sécurité, délais et budget. Vous assurez la continuité de service en suppléant les Coordinateurs de zone selon les besoins. 1/ Études techniques et conception des événements Analyser les demandes événementielles et conduire les études de faisabilité en mode transverse Valider les plans d'implantation selon les contraintes architecturales, techniques et réglementaires Élaborer des solutions techniques optimisant les moyens humains, économiques et matériels Traduire les études en fiches techniques opérationnelles validées avec les acteurs concernés 2/ Planification et coordination des événements Maintenir le planning événementiel partagé et établir des rétro-plannings Coordonner les moyens humains et matériels, les techniciens internes et prestataires externes Ajuster les dispositifs techniques et garantir la synchronisation avec les équipes 3/ Réalisation et suivi technique Élaborer et mettre à jour les fiches techniques en collaboration avec régisseurs et intendants Constituer une base documentaire et partager les bonnes pratiques 4/ Coordination opérationnelle Garantir le respect du cahier des charges, l'accueil des participants et prestataires Superviser le déroulement en temps réel, gérer les ajustements techniques et contrôler l'application des règles de sécurité Assurer l'interface entre tous les acteurs 5/ Coordination de la sécurité des événements Centraliser les informations sécuritaires et co-élaborer les plans de prévention avec le service sécurité sûreté Relayer les préconisations terrain et accompagner l'élaboration des plans de charges ERP Participer aux visites de conformité et superviser les dispositifs incendie et d'évacuation 6/ Amélioration continue et transversalité Optimiser les processus d'organisation événementielle et proposer des améliorations Assurer une veille technique et réglementaire, contribuer à la définition des standards de qualité 7/ Suivi budgétaire et gestion des ressources Participer à l'élaboration du budget prévisionnel et évaluer les coûts Assurer le suivi budgétaire des prestations et optimiser l'utilisation des ressources internes 8/ Reporting et évaluation Réaliser les bilans post-événements et renseigner les indicateurs de performance Assurer un reporting régulier et partager les retours d'expérience MISSIONS EN CONTINUITÉ DE SERVICE En cas d'absence ou de surcharge, vous suppléez les Coordinateurs de zone en assurant un encadrement fonctionnel, l'harmonisation des pratiques entre zones, l'appui technique dans les situations complexes, la coordination technique avec les Régisseurs, et le déploiement des dispositifs de gestion de crise. Profil COMPETENCES REQUISES / A DEVELOPPER Compétences managériales et organisationnelles Coordination d'équipes pluridisciplinaires et de prestataires externes avec un leadership collaboratif. Gestion de projets multiples en contexte événementiel avec priorisation, arbitrages rapides et prise de décision sous contrainte. Maîtrise des outils de planification (agenda événement, Skello) et de reporting (Monday, ENU). Accompagnement au développement des compétences. Compétences en sécurité et réglementation Connaissance approfondie de la réglementation ERP, des normes de sécurité incendie et des procédures d'évacuation. Maîtrise du droit du travail, des règles d'hygiène et sécurité. Capacité à élaborer des plans de prévention et évaluer les risques. Compétences techniques événementielles Analyse des besoins, de la faisabilité technique et du respect des réglementations. Connaissance des infrastructures et contraintes des sites de Sciences Po. Élaboration de plans d'implantation et fiches techniques détaillées. Maîtrise du pack Office et des outils collaboratifs. Compétences relationnelles et transversales Excellente communication écrite et orale. Aptitude à travailler en transversalité et à gérer les interfaces multiples (commanditaires, équipes, prestataires). Capacités d'analyse, de synthèse et de négociation. Sens du service orienté utilisateur. Qualités personnelles Flexibilité, disponibilité et réactivité face aux imprévus. Gestion du stress et sang-froid en situation de crise. Ponctualité, discrétion et éthique professionnelle. Esprit d'initiative, force de proposition et sens des responsabilités. PROFIL RECHERCHÉ Formation Formation gestion de projet évènementiel ou expérience équivalente (Bac2/3 minimum) Connaissance du secteur de l'enseignement supérieur ou d'environnements multi-sites appréciée Expérience Expérience confirmée en coordination d’évènements (3 à 5 ans minimum) Expérience en gestion d’événements dans des établissements recevant du public Expérience dans les services généraux, la logistique ou l’accueil en environnement multi-sites souhaitée Expérience en management d’équipes techniques ou de prestataires constitue un atout Une certification dans le domaine de compétences serait un plus Certifications et habilitations Permis B souhaité Anglais professionnel apprécié (niveau B1 minimum) Certifications SST (Sauveteur Secouriste du Travail) et SSIAP1 (Service de Sécurité Incendie et d'Assistance aux Personnes) souhaitées ou à acquérir Habilitation électrique H0B0 (BS/BE) Habilitation accroche et levage est un plus Localisation du poste Paris Procédure de recrutement Entretiens prévus avec Le RRH de la DSMG ; Le responsable opérationnel du pôle SSU ; Le responsable des Services Généraux et Soutien aux Utilisateurs ; Le directeur de la DSMG.