Secrétaire h/f

MétierAssistanat secrétariat - secrétariat
Intitulé du posteSecrétaire F/H
Type de contratTitulaire ou CDI
RémunérationSelon grille indiciaire APHP
TélétravailOui
Présentation du service
Au sein du pôle Pharmacie Hospitalière des Hôpitaux de Paris (PH-HP), le Service Au sein du pôle Pharmacie Hospitalière des Hôpitaux de Paris (PH-HP), le Service Evaluations Pharmaceutiques et Bon Usage (EPBU) assure notamment pour les hôpitaux de l'AP-HP, pour les Produits de Santé Pharmaceutiques (PSP) les missions coordonnées d'information, d'évaluation, d'achat, de gestion du référentiel des produits de santé, d'études médico-économiques,
de gestion qualité par les cinq structures internes du service :
UF ESBUI : UF Evaluation Scientifique Bon Usage et Information
UF EADM : UF Evaluation et Achats de Dispositifs Médicaux
UF EAM : UF Evaluation et Achats de Médicaments
UF EMER : UF Etudes Médico- Economiques et Référentiel
UF QEH : UF Qualité et Essais Hospitaliers

Le service EPBU se compose :
- pour le personnel médical (discipline pharmacie), de pharmaciens praticiens hospitaliers, de pharmaciens praticiens hospitaliers contractuels, de pharmaciens praticiens attachés, de pharmaciens hospitaliers, maîtres de conférence des universités, de pharmaciens assistants spécialistes, d'internes en pharmacie. Des étudiants en pharmacie (5ème AHU) sont également affectés dans certaines UF
-pour le personnel non médical, de cadres de santé, de préparateurs en pharmacie, d'un technicien supérieur hospitalier (TSH), d'une assistante médico-administrative, d'adjoints administratifs, d'un maitre ouvrier.

Vos missions
Assurer les fonctions de secrétaire de l'UF EADM au sein d'une équipe de 12 personnes en lien avec les fournisseurs de produits de santé et les hôpitaux APHP.

Les missions :

- accueil et gestion des appels téléphoniques
- gestion des courriers et courriels à partir de documents types et mise à jour des courriers types, suivi de chronos
- mise à jour de documents d'information affichés dans l'unité
- classement et archivage
- mise en forme et reproduction de documents
- rédaction de CR de réunion
- mise à disposition des documents ad hoc pour les réunions d'experts
- gestion des agendas, prise de rendez-vous
- mise à jour du fichier fournisseurs, des listes d'experts médico-soignants APHP (correspondants) de l'unité
- organisation de réunions : réservation de salles et matériel informatique, préparation de documents, courriers d'invitation
- liaison avec le service de maintenance (demande de maintenance sur SAP)
- commande de fournitures
- rédaction et mise à jour de procédures et documents techniques relatives à l'activité de l'UF
- élaboration des tableaux d'information des résultats d'appel d'offres, en lien avec les experts de l'unité
- contribution au bilan d'activité annuel et relevé d'indicateurs semestriel
- suivi du circuit des dossiers de Marchés Négociés (MN) et gestion du tableau de bord des MN
- gestion des documents qualité dans l'outil de gestion qualité (GED)
- remplacement ciblé pour les taches identifiées urgentes de la secrétaire de l'UF EAM

Profil recherché
maitrise de l'outil informatique :
Word - Excel - Power Point-Internet-Outlook-SAP

Qualités professionnelles :
Rigueur, sens de l'organisation, sens de l'anticipation
Capacité de synthèse
Sens du relationnel et sens du travail d'équipe
Adaptation à des situations d'urgence-métier
Facilité d'adaptation, autonomie, esprit d'initiative
Intégrité, confidentialité, discrétion

Vos avantages à l'AP-HPRemboursement partiel des transports en commun / Ticket restaurant / AGOSPAP / HOPTISOINS

Description de l'hôpitalTout en ayant des missions nationales d'intérêt général, l'AGEPS met en oeuvre la politique de l'AP-HP en matière d'équipements médicaux et informatiques et de produits de santé. Partenaire des GHU et des hôpitaux, elle est le prestataire technique et pharmaceutique de l'AP-HP.
Service d'affectationEPBU / UF EADM
Référence de l'offre2