Receptionniste de nuit h/f

DESCRIPTION DU POSTE


Son travail consiste à mettre à jour et à contrôler les comptes des différents services ainsi que d’établir un rapport de l’activité du jour. Il/Elle contribue à l’expérience client.





Missions principales


Accueil et Réception

* Contrôler en début de service le nombre de chambres restantes afin de déterminer s’il y aura des délogements
* S’assurer du bon déroulement de toutes les opérations suscitant le passage du client à la réception : check-in, check-out, facturation, délogement, information…
* Editer les rapports de sécurité afin de garder une trace de l’activité de l’hôtel en cas de problème informatique
* Contrôler les ajustements si nécessaires, en fournissant les justificatifs adéquats
* Participer à la commercialisation des prestations de l’hôtel
* Optimiser le taux d’occupation
* Vérifier son fonds de caisse chaque jour
* Connaître et appliquer des procédures du service
* Appliquer et respecter les normes, les procédures et la réglementation légales en vigueur
* S’occuper des bagages des clients si nécessaire et si possible
* Gérer les coffres de dépôt destinés au client
* Assurer la gestion du système des courriers et messages
* Programmer les réveils des clients
* Enregistrer toute demande et plainte de client dans le Guest Response
* Annuler les réservations non garanties et facturer les réservations garanties No Show
* Gérer les appels téléphoniques
* Gérer les plaintes si nécessaires et y apporter une solution
* Vérifier les revenus de tous les départements et s’assurer que toutes les ventes ont été correctement postées et codées
* Vérifier toutes les opérations effectuées dans la journée : vérification des rapports de cartes de crédit sortant du logiciel avec le rapport TPE
* Vérifier que la tarification des chambres concorde avec la facture réelle de la clientèle
* S’assurer de la solvabilité des clients
* Effectuer la facturation des clients en fonction des éléments transmis par les différents points de vente
* Assurer les encaissements et autres opérations de change
* Réaliser les opérations de clôture de la journée
* Etablir les rapports statistiques et comptables de la journée
* Contrôler le chiffre d’affaires du jour
* Vérifier les « discrepancies »
* Etablir la balance du chiffre d’affaires entre Opéra et Micros
* S’assurer que tout est en ordre pour le commencement de la journée suivante
* Respecter les procédures de sécurité et d’hygiène appliquées dans l’hôtel
* Respecter les procédures Marriott
* Effectuer des remplacements, assister dans les autres services de l’hôtel en fonction des besoins Vérifier que les chiffres, les postings faits sur les systèmes et les documents sont entrés et complétés correctement, leur exactitude comptable et l’utilisation des codes appropriés
* Sécuriser les encaissements conformément à la politique et aux procédures, et suivre les obligations comme stipulées dans le contrat de caisse
* Suivre toutes les procédures et politiques de la société (SOP et LSOP), s’assurer que son apparence est irréprochable et professionnelle
* Maintenir la confidentialité des informations, protéger les actifs de la compagnie, protéger la vie privée et la sécurité des clients et de ses collaborateurs



La liste de ces tâches n’est pas exhaustive et peut être amenée à évoluer en fonction de l’organisation et des besoins de l’hôtel.



Le traitement d’argent est une part importante du métier de toute personne ayant la responsabilité d’un fond de caisse. Il est de votre obligation de prendre connaissance des procédures suivantes :

* ISRA : International Summary Risk assessment = Evaluation Sommaire de Risque Internationale
* Point 4 : Une inspection surprise de la caisse sera faite au hasard une fois par mois.
* Point 5 : Les livraisons d’argent sont faites sous les procédures « livraisons à l’aveugle ».
* Point 6 : Les livraisons sont contrôlées sur la feuille de contrôle.
* Point 23 : Tout Petty Cash doit avoir un justificatif et une signature.



Control Self Assessment = Contrôle de l’évaluation individuelle

* Point 14 : Tout contrat signé a été obtenu par tous les cassiers assignés à une banque. Tous les contrats sont actualisés chaque année.
* Point 17 : Pour que les livraisons soient vérifiées deux signatures sur la feuille de contrôle sont nécessaires.
* Point 27 : Les Petty Cash doivent avoir leurs propres approbations, doivent supporter les reçus. Ils sont touchés net après le dépôt du jour. Les Petty Cash sont compensables sous cinq jours travaillés.
* Point 38 : Les managers et superviseurs prennent les lectures de fin de shifts et vérifient la caisse et les dépôts. Les livraisons des dépôts d’argent liquide sont effectuées sur une base « aveugle ». Les dépôts sont placés dans une enveloppe scellée et signées par deux personnes. Une escorte accompagne le cassier au coffre-fort, témoigne de la livraison de dépôt et signe la feuille de contrôle en conséquence.
* Point 42 : Toute caisse, tout remboursement, et sortie de caisse sont approuvés par un manager ou superviseur de la réception.



LSOP du AC Hôtel Paris Le Bourget Airport

* LSOP/Finance2/Procédure de caisse.
* LSOP/Finance3/Over et short (perte ou surplus de caisse).
* LSOP/Finance 4/Procédure Paid out (debours).
* LSOP/Finance6/Procédure Petty Cash.




Savoirs Etre

* Souriant(e) et efficace
* S’adresser aux autres avec courtoisie et amabilité
* L’uniforme doit être soigné et changé en cas de nécessité
* Remplacer un collaborateur en cas de besoin
* Respecter autrui en appliquant les principes du traitement équitable (Fair Treatment)
* Communication corporelle exemplaire (ne pas s’adosser, s’accouder…)
* Hygiène irréprochable (mains et ongles propres, pas d’odeurs corporelles, pas de bijoux ostentatoires, pas de vernis à ongles de couleur, pas de boucles d’oreilles pour les hommes…)
* Ne pas manger, boire ou fumer sur le lieu de travail
* Etre ponctuel(le)
* Faire preuve d’esprit d’équipe


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