Assistant.e de direction h/f

Informations générales Entité de rattachement Le CEA est un acteur majeur de la recherche, au service des citoyens, de l'économie et de l'Etat. Il apporte des solutions concrètes à leurs besoins dans quatre domaines principaux : transition énergétique, transition numérique, technologies pour la médecine du futur, défense et sécurité sur un socle de recherche fondamentale. Le CEA s'engage depuis plus de 75 ans au service de la souveraineté scientifique, technologique et industrielle de la France et de l'Europe pour un présent et un avenir mieux maîtrisés et plus sûrs. Implanté au cœur des territoires équipés de très grandes infrastructures de recherche, le CEA dispose d'un large éventail de partenaires académiques et industriels en France, en Europe et à l'international. Les 20 000 collaboratrices et collaborateurs du CEA partagent trois valeurs fondamentales : • La conscience des responsabilités • La coopération • La curiosité Référence 2023-28302 Description de la Direction Identifiée par le gouvernement actuel comme un partenaire majeur d'accélérateur d'innovation, la Direction de la Recherche Technologique (DRT) du CEA développe des « technologies génériques » au bénéfice des industriels pour renforcer leur compétitivité aussi bien au plan national qu'international. La DRT dispose d'un savoir-faire d'excellence dans 3 domaines : • Energies alternatives • Economies de matières • Micro & nanotechnologies Description de l'unité Au sein de la DRT : • La Direction de la Valorisation assure l'interface entre la recherche et l'industrie en accompagnant les chercheurs tout au long du processus de protection et de maturation de leurs inventions et en contribuant à leur promotion auprès des industriels. La direction regroupe une centaine de collaborateurs répartis entre les sites de Palaiseau et de Grenoble. Au sein de la Direction de la Valorisation et du Service Accords et Propriété Intellectuelle (SAPRI), le Bureau des accords propriété intellectuelle pour l'institut List de la DRT (BAPI List) est en charge de la contractualisation avec les partenaires industriels et institutionnels et de la protection des droits de propriété intellectuelle des résultats de recherche des activités de l'institut. L'équipe regroupe une dizaine de juristes spécialisés en propriété intellectuelle et d'un gestionnaire contrats. • La Direction des Partenariats Industriels est chargée de présenter l'offre technologique aux partenaires industriels nouveaux ou existants, d'établir et développer les contacts nécessaires et de concrétiser des partenariats nouveaux ou développer les partenariats existants. Elle accompagne l'exécution des contrats passés avec les partenaires industriels de la DRT. En tant qu'assistante, vous serez basée sur le site de Palaiseau et interviendrez en support à l'équipe de la Direction de la Valorisation (Bureau LIST), ainsi qu'à l'équipe de la Direction des Partenariats industriels. Domaine Administration d'entreprise et communication Contrat CDI Intitulé de l'offre Assistant.e de Direction H/F Statut du poste Non Cadre Description de l'offre Dans le cadre de ce poste vous assurez un ensemble de missions liées à l’activité quotidienne des deux équipes, vous êtes notamment en en charge de la gestion : - des missions de la Directrice de la Valorisation et de l'adjointe de la Direction des Partenariats Industriels dans la gestion du quotidien (rédactions de comptes rendus, mise à jour de notes ou de supports de présentations internes récurrentes, support à la préparation de réunions), - de l'agenda de la Cheffe du BAPI List, - des visites de tiers (avis de RDV, gestion des droits d’accès sur site,…), - de l’organisation de réunions avec toute la logistique associée (réservation de salles…), - de l’organisation des séminaires de sensibilisation à la propriété intellectuelle menés par le BAPI LIST, - des déplacements/missions (réservation train, vols, voitures, taxis, restaurant des collaborateurs…), - de la rédaction de notes d’affaires générales, - de la passation des commandes diverses (bureautique, informatique, …), - des mises en signature des accords sur demande des juristes, - d’action de mise à jour et d’extractions de la base de données interne du CEA «BALI» (création des fiches, mise à jour dans le cadre de la procédure de mise en signature…), - de la préparation, en lien avec les RH, des arrivées et départs de collaborateurs notamment dans le cadre du suivi des demandes d’intérim, - de diverses autres tâches administratives (mise à jour listes de diffusion, organigrammes…), CEA; Essonne ; Assistante de direction ; Assistante de service ; Executive assistant; secrétaire ; Profil du candidat Vous êtes titulaire d'une formation Bac2 assistant manager ou équivalent. Vous justifiez d’une expérience professionnelle réussie en tant qu’assistante de service/ Direction. Vous montrez de la maturité dans l'exercice du métier du secrétariat; c'est un métier que vous avez plaisir à exercer. Compétences requises : - Esprit d'équipe et bonne aisance relationnelle - Sens de l’organisation, gestion des priorités, autonomie et rigueur dans l'exercice des tâches - Sens du service, savoir rendre compte - Gestion de la confidentialité - Maîtrise du Pack Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) Interfaces internes/externes : - Internes : Direction Générale du CEA, Directeurs et Chefs de département, Managers. - Externes : Partenaires industriels. Vous avez encore un doute ? Nous vous proposons : • un environnement unique de recherche dédié à des thématiques à fort enjeu sociétal, • des formations pour renforcer vos compétences ou en acquérir de nouvelles, • un équilibre vie privée – vie professionnelle reconnu, • un accord de télétravail, • un système de transport en commun propre à l'entreprise en île De France, • une politique diversité et inclusion, • un CSE actif en terme de loisirs et d’activités extra-professionnelles. Site Saclay Localisation du poste France, Ile-de-France, Essonne (91) Ville Palaiseau Disponibilité du poste 02/10/2023