Dans le respect des orientations et des valeurs de l'établissement et sous l'autorité du responsable de l'antenne du Haut Rhin de la délégation Grand Est du CNFPT, la secrétaire :
- assure l'organisation et la gestion administrative, financière et pédagogique des actions de formation ainsi que des activités du service.
- assure la mise en œuvre opérationnelle et le suivi administratif et logistique des actions de formation ainsi que des activités du service.
1 - Organisation administrative et logistique d'actions de formation
- Gestion administrative des actions de formation :
- sélection des stagiaires, convocation, suivi des inscrits, saisie des frais de déplacements et de présences, édition des attestations
- report, annulation, dédoublement, relance, clôture de l'action dans les outils
- préparation du dossier d'ouverture de stage puis récupération du dossier (liste d'émargements, RIB.)
- Gestion logistique des actions de formation :
- réservation des salles, des hébergements et de la restauration
- recueil des besoins des formateurs en matériel puis commande ou réservation
- recherche de lieux non couverts par des marchés
- mise en place des salles et dépannage technique/informatique en cours de stage
2 - Assistance du conseiller formation dans son activité de référent d'une spécialité de formation
- Saisie des stages dans l'outil interne et ouverture en ligne
- Paramétrage des sessions mixtes, mise en ligne des ressources, création de l'équipe pédagogique dans l'outil interne, aide aux stagiaires
- Promotion de l'offre et de stages à faible taux d'inscription
- Contribution au recueil des candidatures sur la plateforme des intervenants
- Ouverture et clôture des sessions sur site et à distance (webinaires)
- Envoi du questionnaire d'évaluation et contribution à son exploitation
Vous avez une bonne maîtrise des outils bureautiques et une appétence pour les outils numériques
Vous êtes reconnu pour votre aisance relationnelle, vos capacités d'écoute et votre sens du travail en équipe
Vous faites preuve de rigueur et d'organisation
Vous êtes réactif et vous faites preuve d'autonomie au travail
Vous faites preuve de discrétion professionnelle et d'esprit solidaire
Vous avez le sens de l'accueil et de l'accompagnement des publics
Experience: 1 An(s) - comme secrétaire
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planifier des rendez-vous,Classer des documents,Établir, mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Formation continue d'adultes
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
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