Secrétaire administratif(ve) (h/f)

1 SECRETAIRE DES SERVICES (H/F)
Externat (CAAJ/SAVS/ESAT)
La structure : Pôle la Gauthière

La secrétaire administrative des services - externat (CAAJ/SAVS/ESAT) est en relation avec
l'ensemble du personnel du service administratif et les salariés des établissements ESAT-CAAJSAVS de direction.
Missions principales :
Sous l'autorité du directeur adjoint et des chefs de service, vous serez chargé(e) :
- Du secrétariat général des services concernés
Rédaction de courriers ;
Saisie de données, mise en forme et diffusion, en interne et en externe, de documents
divers ;
Gestion administrative de dossiers (classement, archivage.) ;
Mise en place et suivi de tableaux de bord, de graphiques nécessaires à la production
de rapports divers et de réponses aux enquêtes ;
Saisie des effectifs journaliers des bénéficiaires pour le CAAJ avec les motifs d'absence ;
Mise à jour des diverses listes et tableaux relatifs aux suivis des usagers et à leur
situation administrative (mouvement des entrées et sorties, mesure de protection,
adresse des usagers, notification MDPH) ponctuellement ;
Diverses tâches administratives en lien avec l'activité commerciale de l'ESAT.

- Lien avec le service ressources humaines
Assure la gestion administrative des éléments relatifs aux contrats des salariés ;
Traitement des fiches info contrat (saisie OCTIME des éléments, édition des plannings
pour affichage, vérification du planning des remplaçants, remontées des informations
au service RH pour l'établissement des contrats, récupération et remise des contrats
aux salariés) ;
Saisie des éléments variables de paie (EVP) sur OCTIME pour les CDD et CDI avant
transmission au service paie pour l'établissement de la paie ;
Congés : Récupérer les formulaires de demande de congé, faire valider par le cadre
hiérarchique pour validation, réaliser les saisies OCTIME ;
Impression et affichage des plannings ;
Distribution des bulletins de salaire aux salariés et contrôle des émargements en lien
avec le cadre du service ;
Assurer une bonne tenue des dossiers des personnels (mise à jour régulière).
Spécificités du poste
La secrétaire administrative des services - externat (CAAJ/SAVS/ESAT) est tenue à un strict
respect de l'obligation de discrétion quant à la communication d'informations sur
l'établissement, les personnes accueillies et les salariés en toutes circonstances.
Elle peut être amenée à occuper ponctuellement d'autres tâches (standard téléphonique.)
pour assurer la continuité du service en cas d'absence de personnel.

Compétences requises :
- Bonnes capacités rédactionnelles et organisationnelles ;
- Maitrise de l'informatique (Pack Office - OCTIME) ;
- Discrétion et respect du secret professionnel ;
- Polyvalence, réactivité, rigueur, autonomie dans les tâches propres.

Conditions :
Niveau 4 minimum : B.A.C Secrétariat ou équivalent. Débutants diplômés acceptés.
Rémunération selon la grille indiciaire de la Convention Collective Nationale du 15 mars 1966
avec reprise d'ancienneté.
Poste à pourvoir à partir du 01/07/2025.