Officier d’état civil et affaires générales h/f

RESPONSABILITÉS :

Accueil des usagers dans le cadre des demandes liées à l'état civil
• Reçoit et prend acte des déclarations relatives à l'état civil,
• Etablit les différents actes d'état civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès, etc.),
• Gère les dossiers de cérémonie : enregistrement des dossiers, publication des bans, réservation de salles, etc,
• Assure la tenue administrative des registres d'état civil : mise à jour des actes en apposant les mentions marginales, etc,
• Assure le suivi du traitement du courrier : délivrance d'actes, jugements de divorce, livrets de famille, rectifications, etc,
• Transfère les données à l'Insee,
• Traitement dématérialisé des actes d'état civil (COMEDEC),
Accueil des usagers pour diverses démarches administratives
• Gère les attestations d'accueil : dépôt des dossiers, enregistrement et délivrance,
• Accomplit diverses formalités administratives : inscription sur les listes électorales, recensement citoyen, copies certifiées conformes, légalisations de signature, etc,
• Assure les formalités relatives à l'obtention et à la délivrance des cartes nationales d'identité et des passeports biométriques,
• Prépare les bordereaux d'expédition des titres de séjour pour la Préfecture,
• Enregistre les retours des titres d'identité,
• Suit les recueils et les dossiers incomplets
Gestion administrative des dossiers liés à l'activité funéraire
• Assure la gestion administrative des cimetières communaux
• Établit des titres de concession : arrêté du Maire portant achat et renouvellement
• Vérifie le droit à la propriété, à l'inhumation et à l'exhumation
• Procède à l'établissement des autorisations municipales : fermeture de cercueil, crémation, inhumation, exhumation, travaux, etc.
• Assure le suivi de la facturation
• Collabore avec le conservateur du cimetière et les opérateurs funéraires
Missions périodiques :
Recensement de la population
Élections (selon calendrier électoral) : Prépare les scrutins, le matériel électoral (circulaires, enveloppes, petit matériel du bureau) et aide à la préparation des commissions électorales
Particularités du poste :
Polyvalence sur toutes les missions du service
38h/semaine. Travail par roulement selon le planning, avec des permanences le mardi jusqu'à 19h00 ; le samedi matin, les jours de mariage et les dimanches de scrutin.
Interlocuteurs :
Les services préfectoraux, le Procureur de la République, les notaires, les services de l'état-civil des autres collectivités et les opérateurs funéraires.

PROFIL RECHERCHÉ :

Connaissances/diplômes :
• Maitrise des formalités pour la gestion des cartes d'identité et des passeports
• Connaissances des logiciels métiers : Arpège (Mélodie, Requiem, Maestro) Ciril, élections, Ubicentrex
• Connaissance de l'instruction général de l'état-civil
• Utilisation d'un standard
Compétences/qualités (savoir-faire) :
• Grandes qualités relationnelles (accueil du public)
• Capacités à gérer les comportements agressifs
• Capacités à prendre du recul
• Grande discrétion et réserves indispensables
• Bonne présentation
• Sens du travail d'équipe
• Capacité à gérer la polyvalence des tâches
• Grande ponctualité
Particularités du poste :
Polyvalence sur toutes les missions du service
38h/semaine. Travail par roulement selon le planning, avec des permanences le mardi jusqu'à 19h00 ; le samedi matin, les jours de mariage et les dimanches de scrutin.