Publiée le 28 mai
Mission du poste
PME spécialisée dans le bâtiment (Couverture, Plomberie, Chauffage, Carrelage). Entreprise dynamique à taille humaine, orientée qualité de service et relation client, recherche une secrétaire commerciale pour renforcer le service administratif et commercial.
Missions principales :
Sous la responsabilité du gérant / responsable commercial, vous assurez le support administratif et commercial pour faciliter la gestion des chantiers et la relation clients :
- Accueil téléphonique et physique des clients, fournisseurs et partenaires ; gestion des agendas et prise de rendez-vous.
- Traitement des demandes clients : devis, relances, suivi des commandes et des validations.
- Rédaction et mise en forme de courriers, devis, factures, bons de commande, comptes-rendus et contrats.
- Saisie et mise à jour des dossiers clients (CRM/ERP), suivi des chantiers et relances administratives.
- Gestion des appels d'offres simples et constitution des dossiers de consultation.
- Suivi des fournisseurs : commandes, réception des bons de livraison, facturation fournisseur en collaboration avec la comptabilité.
- Préparation des éléments pour la facturation et transmission au service comptable ; suivi des encaissements et relances clients.
- Organisation logistique : planning des interventions, coordination avec les conducteurs de travaux et chefs d'équipe.
- Participation au reporting commercial et administratif (tableaux de bord, indicateurs).
- Veille au respect des procédures qualité, sécurité et réglementation (dossiers, attestations, assurances).
Profil recherché :
- Formation : Bac professionnel / BTS (gestion, assistanat, commerce) ou expérience significative en secrétariat commercial, idéalement dans le secteur du bâtiment.
- Expérience : 1 à 3 ans souhaitée, expérience en PME bâtiment appréciée, débutant accepté.
- Compétences techniques : maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) ; connaissance d'un CRM/ERP du bâtiment (Sage, EBP, Batappli, etc.) appréciée.
- Connaissances de base en facturation, gestion de devis et marchés du bâtiment un plus.
- Qualités personnelles : organisation, rigueur, sens du service client, réactivité, capacité à prioriser, discrétion professionnelle.
- Aisance relationnelle, goût du travail en équipe et autonomie.
Profil recherché
Experience: Débutant accepté
Compétences: Alimenter et actualiser la base de données clients et prospects, classer, archiver les dossiers et les documents,Analyser les besoins des clients,Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement,Assurer l'ensemble des contacts sortants à destination des clients, non-clients, prospects, partenaires,Assurer les relations et le suivi avec les différentes parties prenantes du projet (sous-traitants, fournisseurs, clients finaux, collectivités, opérateurs),Collaborer avec les équipes internes pour répondre aux demandes clients,Développer et fidéliser la relation client,Développer l'esprit d'équipe,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Favoriser l'entente, la collaboration,Assurer la gestion du personnel,Gérer les contacts entrants (appels, mails, courriers) et les transmettre au bon interlocuteur,Gérer les crises et les urgences commerciales,Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux,Gérer les ventes de la commande à la livraison, en s'assurant des délais convenus et de la conformité des conditions contractuelles aux procédures internes,Mettre à jour, clôturer les dossiers des clients,Optimiser le parcours client,Participer à l’élaboration d’un devis technique,Planifier et organiser des r�unions,Renseigner et mettre à jour des outils de suivi et de traçabilité de l'activité (tableaux de bord, relevés d'incidents, qualitéetc.),Suivre les livraisons, régler les réclamations liées au service après-vente, en liaison avec les services commercial, achats, production, technique, logistique
Langues: Anglais souhaité,Espagnol souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Travaux de couverture par éléments
Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
