Vos missions en quelques mots Présentation de l’École Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris L’École Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris (ESPCI Paris) est la première école d'ingénieurs française au classement de Shanghaï. Distinguée par 6 prix Nobel, elle allie recherche d'excellence (1 publication par jour), innovation (1 brevet par semaine, 3 start-ups par an) et formation interdisciplinaire par la recherche. Elle accueille 400 élèves ingénieurs, 600 chercheurs dans 9 unités mixtes de recherche et environ 100 agents de support de la recherche et de l'enseignement. Rattachement du poste Le poste est rattaché à la direction des ressources humaines composée d’une directrice, d’une adjointe, d’un chargé de recrutement, d’un coordinateur GA&Paie et de trois gestionnaires GA&Paie. La DRH s’articule autour de cinq grands domaines : • La définition de la politique des ressources humaines. • La gestion administrative des ressources humaines (167 agents sur postes permanents, 400 paies mensuelles). • Le suivi et la gestion prévisionnelle des effectifs, des emplois et de la masse salariale. • La gestion individualisée et collective des personnels (recrutement, suivi de carrière des fonctionnaires, formation, accompagnement des services, conseil aux agents). • Le fonctionnement des instances et les relations sociales. Placé sous l’autorité de la directrice des ressources humaines et de son adjointe, le ou l’assistant.e administratif.ve RH assure la structuration et la fiabilité de la gestion documentaire numérique et physique. Il/Elle pilote l’archivage des dossiers agents afin d’en garantir la traçabilité et la confidentialité. De plus, il/elle apporte un soutien opérationnel quotidien à la DRH dans le suivi des dossiers administratifs et la mise à jour des données de gestion. - Digitalisation des documents physiques sur le serveur et en parallèle fiabilisation des données sur CIRIL-RH afin d’avoir une uniformisation. - Définir une nomenclature de nommage claire et cohérente afin de faciliter la recherche et la navigation au sein des répertoires partagés. - Identifier les fichiers obsolètes ou en doublon et assurer la mise à jour des métadonnées. - Impulser des solutions de simplification des méthodes d’archivage numérique pour accroitre l’efficacité collective. - Apporter un appui quotidien à la DRH dans la gestion des flux d’informations et le suivi des dossiers administratifs courants. Profil recherché Connaissances et qualités recherchées : Savoir-Faire : • Connaissance de la suite Office (Excel, Word), des logiciels d’archivage. • Très bonne connaissance du logiciel CIRIL-RH. • Connaissance des techniques de nomenclature, de métadonnées. • Organiser et prioriser les opérations de tri et de classement. Savoir-être : • Faire preuve de discrétion et de respect de la confidentialité des informations traitées au sein de la direction. • Rigueur, méthode et sens de l’organisation. • Autonomie et réactivité. • Aptitude aux relations humaines et au travail en équipe. • Sens de l’écoute Formation requise (ou diplôme) : Titulaire au minimum d’un diplôme niveau baccalauréat. Expérience souhaitée : 2 à 3 ans d’expériences en collectivité territoriale (avec utilisation du logiciel CIRIL-RH).
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