Assistant-e en gestion administrative

À propos de nous

L'Université Clermont Auvergne (UCA) se distingue par sa communauté dynamique de plus de 36 000 étudiants, 2 000 enseignants et chercheurs, ainsi que 1 500 personnels techniques et administratifs. L'UCA est une université territoriale qui jouit d'une réputation tant nationale qu'internationale entretenant de forts liens avec son environnement socio-économique et culturel, sa gamme étendue de disciplines de recherche et d'enseignement. En 2022, l'UCA a intégré le « top 17 » des universités françaises titulaires d’un label d’excellence, avec pour thème identitaire fédérateur : concevoir des modèles de vie et de production durables.

Mission

La Direction de la Recherche et des Études doctorales fournit à la communauté scientifique un service d’appui à la recherche et à la valorisation qui couvre l’ensemble des domaines représentés à l’UCA. Afin de mener à bien ses missions, la Direction est structurée en quatre pôles : Appui au Pilotage et à l’Activité des Laboratoires, Etudes doctorales et HDR, Accompagnement des Projets de Recherche et Valorisation. L'équipe du Pôle d’Appui au Pilotage et à l’Activité des Laboratoires travaille en coordination avec les Unités de recherche de l’UCA pour les accompagner dans le Pilotage de la Recherche (gestion des systèmes d’informations Recherche ; productions d’indicateurs et traitement des enquêtes ; etc.) et les appuyer dans différentes activités liées à la Recherche (contractualisation pour les accueils en laboratoire ; appui à l’organisation de manifestations scientifiques ; traitement des dossiers liés à l’intégrité scientifique et la déontologie ; etc.). Le Pôle est également en appui pour la gestion financière en cas d'absence de gestion en interne et assure le suivi d’une partie du budget de la Recherche abondé par le Conseil de la Recherche et l’I-Site.

MISSIONS ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

L'assistant/e en gestion administrative assure le suivi de plusieurs missions thématiques au sein du pôle. Il/elle rédige et/ou traite des contrats et conventions et construire des tableaux de suivi de l’activité. Il/elle contribue à l’élaboration de documents et de procédures et assure une veille dans son domaine d’activité. Il/elle est placé/e sous l'autorité du chef de pôle.

Gestionnaire de l’Hôtel d’entreprises :

• assurer l’administration (gestion des candidatures, organisation du conventionnement, suivi des loyers, assurer une permanence ½ journée par semaine); être l’interlocuteur des utilisateurs et des candidats à l’hébergement, faire le lien avec les différentes entités impliquées (DPIE, DBF, UFR Médecine), promouvoir l’Hôtel d’entreprises.

Suivi des contrats structurants, GIS et GdR :

• assurer le recensement des conventions, la relecture des projets de conventions nouvelles et/ou de renouvellement de ces contrats structurants ; mettre en œuvre un tableau de suivi avec fiabilisation des données ; rendre compte auprès de la gouvernance sur ces contrats.

Suivi du label HRS4R :

• en lien avec la gouvernance, assurer l'animation du comité de pilotage de ce label; communiquer avec les interlocuteurs internes (Directions métiers, chercheurs) et externes (Commission européenne, partenaires).

Règlements intérieurs des Unités de recherche :

• mettre en œuvre des règlements intérieurs au sein des unités de recherche, suivre leur mise à jour, travail et échanges avec les ONR partenaires.

Éthique de la Recherche :

• effectuer la gestion administrative du Comité Éthique de la Recherche (suivi des dossiers transmis, mise à disposition auprès des rapporteurs et transmission des échanges après évaluation des dossiers ; suivi du calendrier d'évaluation des dossiers, organisation des AG, etc.) ; suivi des dépôts des dossiers RIPH (contrôle de la régularité administrative, dépôt sur la plateforme nationale, échanges avec les services supports); Gérer des dossiers, et transmettre auprès des évaluateurs et échanger avec les porteurs de projets.

Profil

Les « savoirs » (Connaissances, savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires)

• Connaissance approfondie de l’écosystème recherche de l’UCA et, en particulier, des unités de recherche ;

• Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement administratif et financier de l’établissement ;

• Connaissances du fonctionnement d’une unité de recherche.

• Connaissances de l’I-Site.

Les « savoirs-faire » (Aptitudes, savoir-faire opérationnels) :

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe;

• Maîtriser les techniques de communication ;

• Savoir rédiger des notes, synthèses, rapports, procédures et concevoir des tableaux de bord ;

• Savoir rendre compte et partager l’information ;

• Savoir anticiper et planifier les activités de manière autonome en fonction des priorités ;

• Utiliser les logiciels/documents spécifiques à l'activité

Les « savoirs-être » (Compétences comportementales) :

• Esprit d’initiative ;

• Rigueur/Fiabilité ;

• Sens de l’écoute et du dialogue ;

• Réactivité et grand sens de l’organisation

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES :

• Catégorie : A

• BAP J : Gestion et Pilotage

• Rémunération : INM 376 soit 1 867.02 € brut mensuel

• Prime possibles selon expériences similaires : 150 € à 300 € brut mensuel

• Contrat de travail : 37h30 hebdomadaires

• Prise de poste : 01/09/2026

• Fin de contrat : 31/08/2027

• Congés annuel : 49 jours de congés annuels pour un temps plein (base 37h30)

• Localisation du Poste : DRED, 8 Avenue Blaise Pascal, 63170 Aubière

• Protection Social Complémentaire : En application du décret 2022-633 du 22 avril 2022 modifié, les personnels du Ministère de l’Éducation Nationale, de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche sont tenus d'adhérer au contrat collectif de protection sociale complémentaire « santé » souscrit par leur employeur. Vous devrez vous affilier dès votre date d'arrivée à l'UCA. Toutefois, dans certains cas, vous aurez la possibilité de demander une dispense.

• Possibilité d’accès, sous condition, à un emplacement parking à proximité

• Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail

• Participation aux frais de transports en commun

• Aménagement du temps de travail :

• Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents ()

Pour l’UCA, l’inclusion et la diversité sont des valeurs importantes. C'est pourquoi nous sommes notamment handi-accueillants.