Assistant(e) de direction

Assistant(e) de direction

Lieu : Schiltigheim, Grand Est

Type de contrat : Temps plein, CDI

Résumé du Poste

Métier pivot au sein de l'organisation, l'Assistant (e) de Direction incarne la rigueur et la polyvalence.

Chargé (e) de soutenir la direction (Directeur Général et Président), cette personne veille à la fluidité des opérations, à la coordination des informations stratégiques et à la gestion optimale des ressources.

Grâce à une maîtrise des outils bureautiques et à des qualités relationnelles affirmées, elle contribue à la performance globale de l'équipe dirigeante, tout en assurant la confidentialité et la fiabilité des processus administratifs.

Missions Principales :

Organisation et gestion administrative

L'Assistant (e) de Direction assure chaque jour le pilotage méticuleux de l'ensemble des tâches

administratives. Cela inclut la gestion des courriers, l'archivage sécurisé des documents sensibles, la mise à jour des dossiers et l'élaboration de rapports ou comptes rendus. Cette personne veille à la fiabilité des procédés, garantissant que chaque document circule au bon moment et dans le respect des règles et procédures en vigueur.

Gestion des agendas et planification

Au coeur de la logistique temporelle de la direction, l'Assistant (e) de Direction orchestre les calendriers, anticipe les réunions, réserve les salles et autre matériel, prépare les ordres du jour, diffuse les invitations (au nom du Président ou du Directeur Général), participe aux réunions, rédige les projets de comptes rendus et assure le suivi des décisions (réunions de la Commission des Finances, du BUREAU et de l'Assemblée Générale). Cette rigueur méthodique permet à la direction de se concentrer sur ses priorités stratégiques et d'accroître son efficacité au quotidien.

Coordination des événements et déplacements

La gestion opérationnelle des réunions institutionnelles (Assemblée Générale, Bureau, Comex, séminaires, etc.) et plus généralement l'ensemble des événements institutionnels pilotés par la Direction fait partie intégrante du quotidien. L'Assistant (e) de Direction prend en charge la planification des déplacements, l'organisation des transports, la réservation des hébergements et la gestion des imprévus liés aux voyages d'affaires dans le respect des procédures en vigueur au sein de la structure.

Communication interne et externe

Véritable relais d'information, l'Assistant (e) de Direction entretient un lien permanent entre la direction, les différents services et les partenaires externes. Il ou elle rédige et gère la correspondance professionnelle, met en forme les notes et rapports, et veille à une circulation fluide des informations stratégiques. Ce rôle de médiation est essentiel pour garantir la cohésion et la réactivité de l'ensemble de la structure.

Gestion des priorités et résolution de problèmes

Face à la diversité des tâches à accomplir, l'Assistant (e) de Direction jongle avec les priorités et apporte des solutions rapides aux situations complexes. Qu'il s'agisse de répondre à une urgence, de réorganiser l'ordre du jour ou d'apaiser des tensions, cette personne fait preuve de sang-froid et d'une grande capacité d'adaptation.

Un rôle clé, discret mais stratégique

Chaque journée d'un (e) Assistant (e) de Direction est rythmée par l'anticipation, la coordination et la discrétion. Grâce à la polyvalence, l'efficacité et le sens du relationnel, cette personne soutient la direction et contribue à la performance globale de l'organisation, tout en incarnant la fiabilité et la confiance indispensables au bon fonctionnement des instances dirigeantes.

️ Compétences et Qualifications :

* Diplôme de niveau Bac +2 à Bac +3, parmi lesquels : BTS Assistant de Manager, DUT Gestion des Entreprises et des Administrations, Licence professionnelle en administration ou management
* Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs
* Aptitude rédactionnelle et de communication
* Des compétences en langues étrangères peuvent représenter un atout dans le cadre des échanges avec des partenaires allemands notamment.
* Autonomie
* Organisation et réactivité
* Bonne capacité d'adaptation et de résistance au stress
* Polyvalence
* Aisance relationnelle
* Discrétion
* Disponibilité

Qui sommes-nous ?

Travailler à la CCI Grand Est, c'est faire partie d'un réseau qui conseille au quotidien les chefs d'entreprise pour accélérer la croissance des entreprises et du territoire. C'est également travailler dans un environnement collaboratif et bienveillant.