Gestionnaire de formation et de la mobilité à l’international (f/h)

À propos de nous

Pluridisciplinaire hors santé, l’université de Toulon propose plus d’une centaine de formations, à vocation générale ou professionnelle, dans des champs multiples. Elles permettent d’accueillir chaque année, sur 3 campus (Toulon, La Garde et Draguignan), plus de 10 500 étudiants aux profils variés dans un environnement à taille humaine mettant la priorité sur l’accompagnement, la réussite et les relations avec les acteurs socio-économiques du territoire. La politique scientifique de l’université intègre la nécessité de maintenir un adossement recherche de qualité à l’ensemble des formations. Forte de plus de 1000 collaborateurs dont 514 personnels BIATSS, l’université de Toulon est liée par un contrat d’association avec Aix-Marseille Université qui favorise son autonomie, son rayonnement et le portage de projets partagés d’intérêt commun. L’université de Toulon déploie sa stratégie de développement autour d’un axe identitaire, « Sociétés méditerranéennes et sciences de la mer », en prenant appui sur trois pôles thématiques : « Echanges et sociétés en Méditerranée », « Information, numérique et prévention », « Mer, environnement et développement durable ».


Mission

L'université de Toulon recrute un gestionnaire de formation et de la mobilité à l'international (F/H) pour l'école d'ingénieurs SEATECH. Poste temporaire, à temps complet, ouvert dans le cadre d'un CDD.

En plus de la formation initiale sous statut étudiant, SeaTech propose deux diplômes par apprentissage dans les spécialités Matériaux et Systèmes Numériques. Le Service de scolarité pédagogique des formations par apprentissage de SeaTech est composé de deux personnes positionnées au sein du pôle Activités pédagogiques de la Direction Administrative de Site de l’école et travaillant en lien fonctionnel étroit avec les deux responsables des formations par apprentissage.

La personne recrutée aura en charge la gestion administrative et pédagogique d’une formation ingénieur en apprentissage (i.e. les 3 années de formation du cycle ingénieur), le gestion administrative de la mobilité à l’international des apprentis de l’école (à ce jour deux formations existantes soit environ 130 apprentis) et la coordination administrative du montage du contrat d’apprentissage des apprentis rentrant en 1ière année ou changeant d’entreprise au cours de la formation

Activités principales :

Dans le respect des réglementations imposés des domaines d’activités

• Coordonner le volet administratif du contrat d’apprentissage pour les apprentis. Il s’agit de gérer et maitriser le processus de construction et de rédaction du contrat de travail par apprentissage (CERFA) entre l’apprenti, les services RH de son entreprise d’accueil, le Maitre d’Apprentissage et le FORMASUP MÉDITERRANÉE. Ces opérations se réalisent sous l’outil CACTUS du FORMASUP MÉDITERRANÉE

• Gérer le volet administratif des demandes de mobilité à l’international des apprentis (mobilité obligatoire pour la délivrance du diplôme) en lien avec le FORMASUP MÉDITERRANÉE et les procédures ERASMUS+ ou autres suivant les pays de destination. Cela consiste à accompagner individuellement chaque apprenti pour la construction du dossier et des démarches administratives via le logiciel CACTUS. Une maitrise des attentes et demandes des différents OPCO est indispensable. Par ailleurs une connaissance du projet TAGIF (dimension RSE/Développement Durable/Ecologie) est souhaitée. La coordination de la réunion de mise en place de la mobilité et la réunion du retour d’expérience post-mobilité sont 2 temps forts à programmer et animer.

• Assurer l'accueil physique et téléphonique, l'information et l'orientation des interlocuteurs internes et externes

• Assurer l’accueil des apprentis et des intervenants extérieurs/intérieurs.

• Assurer le suivi de la vie universitaire et de la scolarité à SeaTech, informer et orienter les étudiants dans leurs démarches

• Assurer le secrétariat, l’assistance technique et logistique et réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures.

• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier, Saisir et mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion des formations par apprentissage (Cactus, Net Ypareo (outils de Formasup Méditerranée), Apogée, e-candidat, hyperplanning (outils de l’Université de Toulon))

• Assurer les inscriptions pédagogiques des alternants (Cactus, e-candidat), le suivi et l’archivage de l’assiduité des apprentis (absences justifiées et injustifiées, attestations/certificats médicaux)

• Construire les emplois du temps en concertation avec l’équipe pédagogique et les intervenants extérieurs, réserver les salles et les équipements nécessaires au bon déroulé des enseignements. Maintenir à jour les emplois du temps suite à de possibles modifications (Hyperplanning)

• Assurer la logistique des formations en liaison avec les responsables de formation et les alerter en cas de dysfonctionnements

* Assister les responsables de formation sur le suivi pédagogique des apprentis (coordonner le planning de différentes actions (centraliser et saisir des notes, organiser les examens de rattrapage, faire le suivi pédagogique par cours et par niveau)

• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, compte-rendu de réunion, rapports, certificats administratifs), les reproduire et les diffuser, Classer et archiver des documents

•Diffuser de l’information en particulier sur les dispositifs de formation et conseiller les publics (Participer aux Journées Portes Ouvertes, forums de recrutement, envoi de flyers)

•Veiller à la rédaction, à l'actualisation et à l'archivage des supports de communication et veiller scrupuleusement au référencement et archivage des documents internes administratifs (selon les procédures)

• Participer à l'organisation des évènements en lien avec la formation par apprentissage (journée de rentrée des étudiants, journées des Maitres d’Apprentissage, journées de co-création, challenge entreprise, soutenances des trois années)

* En lien avec le responsable de formation, effectuer un suivi régulier des dépenses engagées annuellement

Contraintes particulières :

Être disponible pendant les temps forts de l’année universitaire (recrutement, inscriptions, rentrée, jurys, JPO)

Participer aux forums formation et aux journées portes ouvertes

Informations complémentaires :

Catégorie et corps : B - Technicien

Emploi-type REFERENS III : Technicien-ne en gestion administrative - J4C42

Structure d'affectation et localisation : DAS SeaTech - Pôle activités pédagogiques - Campus de La Garde

Hygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jour

Rémunération nette mensuelle avant prélèvement à la source pour CDD : 1556 €

Date de prise de fonctions souhaitée : Dès que possible

Date de fin de contrat pour les agents contractuels : 31/08/2026 avec possibilité de renouvellement


Profil

Diplôme minimum requis pour un agent contractuel : BAC

Avoir une expérience en administration dans le domaine des formations par apprentissage et les relations FORMASUP MÉDITERRANÉE/école ainsi que la gestion des contrats CERFA.

Intégrer les spécificités du régime juridique propre à ces contrats seraient des plus

Connaissances :

* Techniques d’accueil, de gestion administrative et de secrétariat

* Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur

* Maîtriser la règlementation encadrant le suivi du cursus d'un étudiant (examens, stages, jury) et d’un apprenti et les procédures de scolarité, avoir une bonne connaissance de l’offre de formation de SeaTech

* Connaître les règlements des études, la charte des examens ainsi que les modalités de contrôle des connaissances, les règles de progression d'une année sur l'autre, les règles de délivrance du diplôme

Compétences opérationnelles :

* Maîtriser l’environnement bureautique (Pack office, Teams, outils Google (Google Forms) et les outils de communication (intranet, internet, mail

* Savoir utiliser les outils numériques et informatiques ainsi que les logiciels métier (APOGEE, eCandidat, hyperplanning…)

* Analyser, hiérarchiser et gérer les demandes d'information

* Savoir travailler en équipe et rendre compte de ses activités à sa hiérarchie

* Réaliser une veille informationnelle et règlementaire

* Savoir gérer la confidentialité des informations et des données - discrétion

Compétences comportementales :

* Bon relationnel, sens du contact

* Sens de l’organisation

* Rigueur dans le suivi des procédures et l’application des règlements

* Polyvalence

* Réactivité, disponibilité

Date limite de candidature : 11/01/2026