Associé principal, services administratifs

Job Description

Description générale

Nous recherchons un(e) Coordinateur Administration Projets Marketing & Sales (H/F/D) qui aura pour mission principale l’administration des projets (événements externes) : de la préparation des documents en passant par la rédaction des contrats jusqu’au suivi de la réalisation.

Vous aurez la responsabilité de l’archivage et de la traçabilité des projets en cas d’audit interne.
Vous contribuez à l’optimisation de la gestion opérationnelle et financière des projets, en lien avec les équipes siège et terrain.

Vous soutenez les managers dans l’administration des activités inhérentes au périmètre Marketing et Sales.

Activités principales

Support aux projets Marketing & Sales

* Coordination administrative des projets (événements externes, initiatives commerciales, congrès…).

* Organisation logistique avec les prestataires et les équipes internes.

* Suivi des contrats et mise à jour des outils internes.

* Appui au suivi budgétaire (demandes d’achats, factures, engagements).

Support aux équipes Marketing & Sales

* Soutien administratif quotidien (réunions, documents, coordination siège/terrain).

* Organisation d’événements internes et de réunions commerciales.

* Participation à l’intégration des nouveaux arrivants.

* Gestion du classement, des outils et du matériel.

Qualité, conformité & amélioration continue

* Préparation et coordination des audits internes.

* Suivi de la conformité des processus et contribution à leur amélioration.

* Participation à des projets transverses selon les priorités de la direction.

Profil

* Formation Bac +2 minimum de type Attaché de Manager, ou Assistant de Gestion Administrative et Financière.

* Minimum 2 ans d’expérience, idéalement avec une expérience en gestion de projet.

* Maîtrise du Pack Office et d’outils de gestion (achats, suivi projets…).

* Connaissance en méthodologie de gestion de projet.

* Esprit d’équipe, rigueur et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.

Required Skills:

Accountability, Administration Management, Communication, Data Entry, Document Management, Event Planning, File Management, Financial Budgeting, Job Descriptions, Microsoft Office, Office Applications, Office Equipment, Process Improvements, Project Management, Scheduling, Software Proficiency, Team Coordination, Travel Scheduling, Vendor Management, Visa Applications

Preferred Skills:

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Merck & Co., Inc., Rahway, NJ, USA, also known as Merck Sharp & Dohme LLC, Rahway, NJ, USA, does not accept unsolicited assistance from search firms for employment opportunities. All CVs / resumes submitted by search firms to any employee at our company without a valid written search agreement in place for this position will be deemed the sole property of our company. No fee will be paid in the event a candidate is hired by our company as a result of an agency referral where no pre-existing agreement is in place. Where agency agreements are in place, introductions are position specific. Please, no phone calls or emails.

Employee Status:

Project Temps (Fixed Term)

Relocation:

VISA Sponsorship:

Travel Requirements:

Flexible Work Arrangements:

Hybrid

Shift:

Valid Driving License:

Hazardous Material(s):

Job Posting End Date:

04/4/2026

*A job posting is effective until 11:59:59PM on the day BEFOREthe listed job posting end date. Please ensure you apply to a job posting no later than the day BEFORE the job posting end date.