Missions générales
Objectif du poste :
1. Participer à l’organisation de la réponse aux besoins de l’établissement en matière d’achats et d’approvisionnement relevant du périmètre de la DSE, dans le respect des budgets dédiés et des conditions d’exécution des marchés concernés.
2. Assurer ponctuellement des missions de secrétariat.
Missions principales :
MISSIONS DE GESTIONNAIRE
3. Assurer le suivi des dépenses de transports sanitaires : réponse aux questions des services de soins, suivi des EI, vérification des factures avant liquidation,
4. Assurer le volet administratif du suivi du parc automobile : suivi des dépenses de carburant, vérification des factures avant liquidation, suivi et mise à jour des listings : cartes carburant, véhicules enregistrés dans le logiciel de facturation des frais de stationnement, interface avec les services et/ou les prestataires (carburant, frais de stationnement) en cas de dysfonctionnement gestion des réceptions de PV : démarches en lien avec les services en vue d’identifier l’auteur si non connu, interface avec les organismes concernés (ANTS ou autre), dans le respect des délais impartis gestion des sinistres en lien avec l’assureur de l’établissement
5. Assurer la gestion des dépenses communication et culture : estimation et suivi des dépenses (fournitures, prestations) en lien avec la Direction de la Communication et de la Culture, passage des commandes dans le respect des conditions d’exécution des marchés concernés, vérification des factures avant liquidation,
6. Assurer la gestion des dépenses d’imprimés (ordonnances sécurisées, brochures, enveloppes, papier à en-tête, cahiers pédagogiques …) dans le respect des conditions d’exécution des marchés concernés et des budgets dédiés,
7. Assurer la gestion des dépenses de prestations intellectuelles relevant du périmètre DSE (honoraires d’avocat, interprètes, missions diverses …),
8. Assurer le rôle de régisseur suppléant sur la régie de dépenses d’activités thérapeutiques dédiée à la réponse aux besoins certains services de l’établissement : gestion de la liquidité remise aux sous-régisseurs, gestion des bons d’achat d’enseignes ciblées, gestion de bons de commande et suivi des dépenses correspondantes.
Une polyvalence est attendue entre les différents gestionnaires de la DSE par binôme afin d’assurer une continuité du service.
MISSIONS DE SECRETAIRE
9. Assurer, en cas d’absence de la titulaire, le secrétariat de la DSE : planification de réunions, rédaction éventuelle de comptes-rendus de réunions, centralisation de certains supports, mise à jour de tableaux de suivi…
Caractéristiques particulières du poste
Lieu d'exercice : EPSM de l’Agglomération Lilloise – Service - 1 rue de Lommelet - SAINT ANDRE LEZ LILLE
Grade : Adjoint Administratif (Catégorie C)
10. Temps de travail : %
11. Horaires : variable en fonction des impératifs de service sur la base de H/semaine
12. Risque professionnel : travail sur écran et sur clavier en continu, déplacements possibles mais rares sur les différents sites de l’établissement (véhicule de service)- permis B en cours de validité exigé
Responsables fonctionnels / Liens privilégiés
La Direction des Services Economiques est constituée d’une équipe de 5 professionnels chargés de satisfaire les besoins en exploitation du personnel et des patients de l’établissement.
Compétences attendues et souhaitées
Savoir être :
13. Dynamisme
14. Discrétion
15. Autonomie
16. Capacité à gérer les priorités
17. Capacité d’analyse et de synthèse
18. Capacité d’écoute
Savoir-faire :
19. Évaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations
20. Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité
21. Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
22. Rédiger des informations relatives à son domaine d’intervention pour assurer un suivi et une traçabilité
23. Travailler en équipe
24. Utiliser les outils bureautique et/ou logiciels métier
25. Optimiser les dépenses relatives à son champ de compétence
Connaissances requises :
26. Marchés, produits et fournisseurs : Connaissances opérationnelles
27. Gestion budgétaire : Connaissances opérationnelles
28. Organisation et fonctionnement interne de l'établissement : Connaissances opérationnelles
29. Utilisation des logiciels métiers (la GEF, BO) : Connaissances opérationnelles
Contact
Les candidatures sont à adresser à Madame Isabelle VADKERTI, Directrice Adjointe des Ressources Humaines et des Relations Sociales de de l'Agglomération Lilloise, par courrier : 4, SAINT-ANDRE CEDEX ou par mail :
Les candidats seront reçus en fonction du profil de poste à pourvoir et de leur projet professionnel.
Un CV et une lettre de motivation sont attendus. Les candidatures internes doivent être visées préalablement par le supérieur hiérarchique.
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