Vos missions en quelques mots Sous l'autorité de Monsieur le Maire, le/la Responsable du service évènementiel participe à l’élaboration et à la promotion de la politique culturelle et évènementielle de la collectivité. Il/Elle participe à l’élaboration de la politique évènementielle de la collectivité auprès des élu-es, pilote et évalue les projets évènementiels, et anime l’ensemble des ressources, des dispositifs et des partenaires en faveur du développement territorial. Il/Elle assure également la mise en œuvre de la politique évènementiel de la ville de Bruay-la-Buissière à travers l’organisation des inaugurations, réceptions, cérémonies, poses de première pierre. Il/Elle en a une vision stratégique et opérationnelle. Garant de la conception et de la mise en œuvre des manifestations dans le respect des règles protocolaires, il/elle s’appuie sur une expérience similaire ou équivalente, ainsi que sur sa connaissance du fonctionnement des collectivités publiques pour mener à bien ses missions. Activités et tâches principales du poste : - Veiller à la mise à jour des fichiers protocolaires et listes d'invités et déterminer avec pertinence pour chaque événement les personnes ou groupes de personnes devant être conviés. La connaissance des usages et du protocole est essentielle ; - Développer et gérer les relations quotidiennes avec les autorités et une grande variété d'interlocuteurs extérieurs (institutionnels, milieux économiques, sociaux, associatifs) ; - Proposer et organiser les relations protocolaires de l'Autorité Territoriale lors de l'accueil de délégations ou de personnalités ; - Organiser, piloter ou coordonner les réunions, cérémonies, inaugurations, manifestations et animations initiées par la Collectivité en lien avec l'Autorité Territoriale, le Cabinet, le service de la communication animation événementielle, et les partenaires internes et externes de l'institution, en amont et le jour J ; - Gérer des animations et événements organisés par la Ville. Activités secondaires du poste : - Réaliser ou valider les cartons d'invitation ; - Proposer les déroulés des cérémonies en lien avec le Cabinet ; - Organiser les placements protocolaires lors des manifestations ; - Préparer les discours de l'autorité territoriale en lien avec le Cabinet ; - Préparer des dossiers de presse ; - Gérer l'aménagement des salles de réception ; - Gérer les outils de relations publiques et de protocole (drapeaux, cavaliers, badges). Profil recherché Exigences requises : Formations et qualifications nécessaires : - Expérience significative au sein d’une collectivité. - Avoir l’expérience des relations avec les Elus et les Institutions de l’Etat. Formations CNFPT nécessaires à la montée en compétence sur ce poste. Eventuellement : Formations externes spécifiques, requises pour la tenue du poste, mais non prises en charge par le CNFPT. Compétences et aptitudes nécessaires : - Compétences techniques : - Connaître la réglementation en vigueur dans son domaine de compétences ; - Maîtriser le fonctionnement des outils de communication (téléphone, fax, internet) ; - Maîtriser les logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) ; - Connaître les règles élémentaires de bienséance et courtoisie ; - Connaître l'Histoire de France ; - Connaître les us et coutumes des villes jumelées avec la Collectivité ; - Connaître l'organisation administrative française ; - Connaître l’ensemble des collectivités publiques, leurs compétences, leur cadre réglementaire ; - Maîtriser la conduite de projet. - Qualités professionnelles : - Capacité à coordonner des personnes aux compétences et approches différentes afin de créer un environnement propice à l'efficacité ; - Capacité d'analyse, de synthèse et d'exposé ; - Capacité d'adaptation ; - Force de proposition ; - Rigueur ; - Réactivité, esprit d'initiative ; - Autonomie ; - Disponibilité ; - Courtoisie et diplomatie ; - Capacité d'écoute et de dialogue ; - Ouverture d'esprit. Moyens mis à disposition : - Moyens de communication nécessaires à la gestion de l'accueil ; - Matériel informatique. Conditions et contraintes d’exercice : - Grande disponibilité ; - Horaire irréguliers, avec amplitude variable en fonction des circonstances ; - Flexibilité extrême ; - Rythme de travail soutenu, pics d'activité liés aux échéances de la collectivité, de l'agenda de l'élu, aux imprévus ; - Devoir de réserve, de discrétion professionnelle ; - Observation du secret professionnel.
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