Assistant.e pédagogique au sein du collège sciences, humanités et société / premier cycle de l’université psl (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Accueil et information :
- Des étudiant.e.s (assistance dans le cadre de l'utilisation des applications informatiques, participation à la communication relative au domaine de la scolarité, diffusion d'informations aux étudiants, etc.) et des enseignant.e.s

Mise en œuvre du processus d'inscription administrative et pédagogique des étudiants :
- Participation à l'organisation et à la gestion des campagnes de recrutement et d'inscription des étudiants
- Gestion administrative des dossiers des étudiant.e.s (dont paiement des droits et bourses)
- Gestion des inscriptions pédagogiques des étudiant.e.s et vérification de leur cohérence
Suivi des absences

Gestion des intervenant.e.s extérieur.e.s et des enseignements :
- Élaboration des emplois du temps et du planning de la formation en lien avec l'équipe pédagogique et/ou des établissements intervenants dans la licence
- Élaboration des plannings de contrôles/examens et organisation le cas échéant
- Collecte des notes auprès des enseignant.e.s et saisie des notes dans l'outil, préparation des états pour les jurys semestriels et de diplomation, élaboration des PVs de jurys et saisie des décisions de jurys dans l'outil
- Logiciel de scolarité : mises à jour des structures des maquettes ; saisie des informations nécessaires à la gestion de la scolarité (enseignant.e.s, réservations des salles), en s'assurant de la cohérence des données.

Missions diverses liées à la scolarité :
- Participation à l'organisation de la rentrée, des journées d'accueil des étudiant.e.s, de la journée portes ouvertes
- Participation aux événements de la licence : forums et portes ouvertes pour présenter les licences, remise des diplômes, etc.
- Contribution à la gestion des bâtiments utilisés par la formation (gestion de réservations, vérification de l'équipement et remise en ordre)
- Stages : préparer les conventions de stage et en assurer le suivi
- Mobilités à l'étranger : accompagne les étudiant.e.s dans leurs démarches administratives pour leurs mobilités à l'étranger, assurer le suivi
- Établissement de devis, factures et remboursements de frais liés à la licence
- Rendre compte de ses activités et participe à la vie de l'équipe

PROFIL RECHERCHÉ :

Niveau minimum de diplôme requis : Bac+3
Domaine d'étude
De très nombreux domaines d'études peuvent conduire aux métiers de la scolarité. Il est toutefois attendu que la personne ait de l'expérience dans ce secteur.
Expérience professionnelle requise : Confirmée
• Expérience au sein d'un service de scolarité d'une université ou d'un secrétariat pédagogique nécessaire
• Connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement de l'enseignement supérieur (souhaitable)
Compétences opérationnelles
• Aisance dans la relation avec les étudiant.e.s (Maturité, diplomatie et autorité nécessaires à un tel emploi)
• Expérience d'utilisation d'au moins un logiciel de scolarité
Savoir-être
Grande capacité d'adaptation, autonomie, engagement, esprit d'initiative, rigueur, discrétion, sens de l'organisation et bon relationnel
Compétences numériques
Maîtrise des outils bureautiques et capacité à utiliser des logiciels spécifiques
Anglais
• Niveau minimum requis : B1 du CECRL
• Capacités à s'exprimer en anglais (écrit et oral) appréciées
Candidater
CV et lettre de motivation