Assistant / assistante administratif - crous de toulouse-occitanie (h/f)

Référence CSP: 2025-2144016
Secrétariat et gestion administrative:
o Assure l'accueil physique et téléphonique des usagers: étudiants et partenaires extérieurs.
o Assure la gestion locative des logements: suit le planning de remplissage de la résidence, sous le contrôle du responsable de l’unité de gestion, en lien avec le service du logement.
o Gère les réservations des logements étudiants, assure la remise et la restitution des clés.
o Veille au respect du règlement intérieur.
o Traite les états des lieux d’entrée et de sortie.
o Gère les hébergements temporaires, court séjour, Bed and Crous et hébergements de groupes.
o Reçoit les dossiers sur Ebail et en contrôle les pièces avant admission.
o Assure les contrôles demandés à l’arrivée et pendant le séjour des résidents (vériication de l’identité et de la qualité d’étudiant, respect de la durée du séjour, tarif appliqué, dossier complet…)
o Prépare les documents administratifs demandés par les résidents tout au long de l’année (attestation de résidence, quittances…).
o Prépare les documents demandés par les organismes partenaires (Visale, CAF…).
o Assure le suivi et le traitement des aides pour le logement en lien avec la CAF.
o Prépare et envoie les factures aux universités et aux différents organismes, suit leur recouvrement.
o Encaisse les redevances et autres prestations.
o Prépare les droits constatés sous le contrôle du responsable de l’unité de gestion.
o Prépare les documents de fin de mois de l’activité hébergement, l’ensemble des documents exigés par le contrôleur de gestion et comptable.
o Assure les relances des débiteurs et prépare les dossiers contentieux.
o Etablit des devis en fonction des demandes, fait le suivi de la commande client jusqu’à validation.
o Bon de commande et service fait sur Orion et Epona
o Elabore des documents administratifs (courriers, affiches, tableaux…).
o Assure le classement et l’archivage des documents de l’unité de gestion.
o Accueille les entreprises et suit la réalisation des prestations.
o Participe à la sécurité des personnes et des biens.

Coordination de la vie en résidence:
o Veille au bien-être et facilite la vie des résidents.
o Gère les situations d'urgence.
o Alerte dans le cadre de ses fonctions, le Directeur d’unité de gestion ou la Directrice de site, en cas de comportement anormal

Intégré à une équipe administrative, l’agent peut être amené à suppléer un(e) collègue absent(e) et à exercer des fonctions différentes au sein du pôle hébergement et au sein du site.