Assistant(e) institut (h/f)

Missions principales
- Assurer la gestion de scolarité des formations de l'unité dans le respect des procédures internes et de la réglementation en vigueur.
- Participer aux tâches communes administratives avec l'équipe administrative de l'ESTRI

Tâches spécifiques (liste non exhaustive)

Participer aux activités suivantes, en lien avec l'assistante de Direction de gestion de la scolarité du 1er cycle :
- Gestion administrative/organisationnelle de la scolarité des étudiants de licence
- Gestion administrative/organisationnelle des aménagements liés aux parcours spécifiques (AJAC, redoublements, DA,) et au handicap
- Accueil des étudiants et des enseignants

Suivi des étudiants et des enseignants :

- Information étudiants/ enseignants/DP des statistiques d'absentéisme au cas par cas,
pour suivi
- Collecte et/ou suivi sur Atlas des justificatifs de retard, d'embauche, de maladie, etc., pour suivi
- Accueil des étudiants et orientation vers des personnes ressources : services de la Vie
étudiante, Mission santé, responsables pédagogiques, direction, bibliothèque, etc.
- Aide à l'organisation de l'évaluation des enseignements par les étudiants
- Veille logistique et matérielle
- Relais d'informations importantes vers le secrétariat ou la direction (abandons, cas
- particuliers, alertes éventuelles, etc.)
- Aide à l'organisation et participation aux réunions de rentrée, de fin d'année, à la cérémonie des diplômes, et autres événements de l'UCLy, le cas échéant

Aide au pilotage des semaines d'examens ou d'épreuves de sélection

Participation aux activités suivantes :
- Organisation de la surveillance des examens, en lien avec la chargée de planification
- Soutien à l'organisation logistique des certifications Cambridge en L3
- Organisation des examens :
o Demande et récupération des sujets auprès des enseignants
o Pointage des retours
o Gestion des reprographies
o Archivage des sujets
o Ventilation copies casiers des enseignants
o Gestion retour des notes et des copies
o Veille sur la saisie des notes et du respect des délais impartis

Aide à la réalisation des bulletins et organisation des jurys

Participation aux activités suivantes :
- Édition et vérification des relevés de notes et/ou des bulletins, lien DDS
- Préparation administrative des jurys rectoraux
- Participation administrative aux jurys rectoraux et de DU
- Mise à jour des Suppléments au diplôme, en lien avec la Direction
- Communication des résultats aux étudiants
- Enregistrement des bulletins et éditions de scolarité sur le serveur
- Archivage des copies et des dossiers des étudiants

Outils spécifiques
- Utilisation du logiciel ATLAS (gestion pédagogique, inscriptions en ligne, suivi de l'assiduité), d'ADE SOFT (logiciel de planification et de réservation de salle) MOODLE (pédagogie en ligne), EXCEL, TEAMS ou tout autre logiciel de visioconférence accepté par l'UCLY et de l'intranet pour les étudiants et enseignants pour l'ensemble des tâches.

Profil
- Formation : De Bac à Bac+2 avec profil administratif (type BTS SAM), idéalement avec une première expérience professionnelle,
- Expérience professionnelle dans le domaine administratif et/ou commercial
- Bonnes capacités d'organisation et de travail en équipe
- Capacité à gérer les priorités et à s'adapter à des variations de rythme de travail
- Bonnes capacités relationnelles avec les collaborateurs et les étudiants
- Parfaite maîtrise de la langue française (orthographe)
- Aisance orale au téléphone (dont relance sortante)
- Maîtrise des outils informatiques (dont CRM et ERP)
- Sens de la communication et de l'écoute
- Sens de la confidentialité
- Rigueur, fiabilité et réactivité

Rémunération : selon le profil

Poste à pourvoir : dès que possible