Attaché.e de direction générale f/h

MISSION Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice générale, les activités principales de l’emploi : Assure le secrétariat de la directrice générale Gère l’agenda de la directrice générale et oriente les sollicitations vers les interlocuteurs appropriés Prépare et organise les visites terrain et déplacements internationaux Rédige, si nécessaire, mails et courriers pour le compte de la directrice générale Assure la relecture et la traduction de documents Développe et met à jour le système de classement et d’archivage des documents, en cohérence avec les procédures internes Prépare les réunions y compris internationales (coordination & organisation logistique) Favorise la circulation de l’information et organise la communication entre la direction et les équipes Centralise et organise la diffusion interne des processus, informations et documents clefs relevant de la responsabilité de la direction générale Organise et produit les comptes-rendus des réunions de la direction générale et du comité de direction Contribue au suivi de la mise en œuvre des décisions, en lien direct avec les collaborateurs concernés Coordonne la circulation de l’information auprès des interlocuteurs internes (MSF France, Mouvement MSF) et externes Anime la page Direction Générale de l’intranet MSF Contribue aux chantiers de communication interne (animation d’espaces ou d’outils dédiés) Organise l’intégration des nouveaux membres du département Contribue à la planification, au suivi et au rendu de compte des engagements de la Direction générale Participe à la production, la centralisation et la mise en cohérence des éléments du rapport annuel et autres rendus de compte Contribue à l’organisation et au suivi de la planification annuelle, notamment budgétaire Assure la gestion administrative de la Direction Générale ( 16 personnes) Contribue à la gestion administrative courante du département, incluant les volets RH et achats Participe aux processus de recrutement (rédaction d’annonces, coordination avec le service recrutement, organisation des entretiens). Prend en charge la gestion budgétaire du département par délégation Elabore le budget avec la direction générale Assure le suivi budgétaire pour l’ensemble des activités du département Dans le cadre du suivi de dossiers spécifiques Collecte et synthétise des informations Rédige et met en forme de documents Sollicite et coordonne les différents intervenants Expérience : Une expérience professionnelle similaire au sein d’une structure de dimension comparable est indispensable. Une expérience en milieu associatif est souhaitable. Capacités rédactionnelles. Langues : Français C2 et Anglais C1 Compétences : Maîtrise de Pack Office (Power point, Word, Excel) Aptitudes : Extrêmement rigoureux, forte capacité d’adaptation, très organisé, très autonome, sens de l’initiative, sens du relationnel. Esprit de synthèse. Discrétion et confidentialité Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale créée en 1971, apporte une assistance médicale à des populations dont la vie est menacée : principalement en cas de conflits armés, mais aussi d'épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou encore d'exclusion des soins. Le·la référent·e d’une spécialité médicale participe à la définition des politiques et de la stratégie médico-opérationnelle de l’association en apportant la connaissance de sa spécialité et un support dans sa mise en œuvre.