Assistant ou assistante de direction (179)

À propos de nous

Établissement d’enseignement supérieur et de recherche, l'Université de Toulouse III- Paul Sabatier devient l'Université de Toulouse le 1er janvier 2025 ( ). L'Université se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes, un établissement composante l'Ecole d'Ingénieur Purpan, elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares.

La Direction Générale des Services coordonne les missions de l'ensemble des directions et services administratifs, financiers et techniques de l'établissement. Elle participe, en lien avec la présidente, à l'élaboration de la stratégie politique et en assure le déploiement opérationnel et le cadrage réglementaire.

Rattachée au Directeur Général des Services, et en relation directe avec la Vice-Présidence Recherche, la Directrice Générale des Services Adjointe en charge du Domaine Recherche Innovation Valorisation International a pour mission principale de piloter les directions et structures en charge du soutien aux activités de recherche et d’innovation de l’Université. Ce domaine comprend :

· La Direction de la Recherche et de la Valorisation

· La Direction dela coopération internationale

· Le pôle Grands projets (43 agents)

· Le Catalyseur Paul Sabatier

· Les Jardins botaniques et collections scientifiques

Le Domaine DRIVI est également en soutien aux 70 unités de recherche à tutelle UT et est en lien afort avec les partenaires externes de l’ecosystème de recherche et d’innovation.




Mission

Au sein de la Direction Générale des services, vous avez pour mission d’assister au quotidien la Directrice Générale des Services Adjointe en charge de la Recherche Innovation Valorisation International (DGSA DRIVI) dans l’ensemble de ses activités. Vous interviendrez également en appui de l’equipe de la Vice-Présidence Recherche.

En tant qu’assistant-e de direction, vous exercez des missions polyvalentes et réalisez des actes administratifs et de gestion dans le respect des procédures, des réglementations en vigueur et des bonnes pratiques professionnelles. Vous contribuez au bon fonctionnement du domaine RIVI et vous veillez à la fluidité de l’information. Vous êtes sensible à la notion de service rendu et attentif-ve à la qualité de la relation aux différents usagers.

Vous êtes en capacité d’évoluer aisément dans un environnement diversifié et de gérer avec agilité et souplesse des thématiques variées. Vous saurez organiser efficacement les rendez-vous et réunions de la DGSA, tout en orientant avec diplomatie et discernement les différents interlocuteurs vers les directions compétentes.

Ainsi, vous êtes en charge de :

Assistant-e de la DGSA :

* Gérer l'agenda de la DGSA, planifier ses réunions et en organiser la logistique. Suivre les invitations et les programmations de réunions.

* Assurer l’accueil physique et téléphonique de la DGSA, filtrer les appels

* Gérer et contrôler les courriers entrants et sortants, le suivi des parapheurs. Rédiger ou mettre en forme les courriers du domaine RIVI.

* Gérer la boîte mail générique de la vice-présidence Recherche, .

* Organiser le classement et l’archivage numérique

* Suivre certains dossiers, préparer des présentations pour des réunions et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés

* Recenser les dossiers à présenter en Conseil d’Administration ou en instance et suivre leur préparation.

Missions transverses

* Etre en appui administratif et logistique des reseaux des responsables administratifs d’unités et des directeurs.rices d’unités

* Etre le-la référent(e) RH du Domaine RIVI (temps de travail, avancement, concours, entretiens pro…)

* Etre en appui administratif et logistique des missions de la cellule des représentations

* Contribuer au bon fonctionnement de la Direction Générale des Services et à la continuité de service : suppléance des assistants du DGS et des DGSA (parapheurs, mail, téléphone, agenda,…), gestion du courrier entrant et sortant, gestion des fournitures, réseau des assistants,…

Communication interne et externe

* Assurer une circulation efficace de l’information en interne et en externe. Avoir un rôle de facilitateur-trice et de fluidification des activités. Etre en réseau avec les autres assistant-e-s de direction.

* Réaliser les mises à jour de l’espace Intranet du Domaine RIVI

* Contribuer à l’organisation et au respect des circuits décisionnels

* D’autres missions pourront être confiées en fonction des besoins du service/domaine.






Profil

Connaissances :

- Maîtrise des techniques d’assistant-e de direction

- Très bonne connaissance de la gestion administrative

- Connaissance de l’organisation de l’enseignement supérieur et de la recherche appréciée

- Très bonne aisance sur les logiciels bureautiques (pack office) et outils Web

Savoir faire technique :

- Sens de la relation à l’usager et du service

- Techniques de communication et d’élaboration de tableaux de bord

- Sens de la diplomatie et de la pédagogie

- Sens du travail en transversalité et en collaboration

- Capacité à identifier rapidement les interlocuteurs internes et externes pertinents en fonction des dossiers traités

- Qualités rédactionnelles

Savoirs comportementaux :

- Faire preuve d’une importante capacité d’adaptation face aux différents interlocuteurs

- Discernement, priorisation

- Rigueur, fiabilité, réactivité, dynamisme

- Excellentes qualités relationnelles et d’écoute, confidentialité

Diplômes requis : Bac pro ou BTS assistante de direction

Expérience souhaitée : 5 ans dans des fonctions similaires

Conditions générales du poste :

Catégorie du poste : B

Corps de recrutement : Technicien de recherche et de formation

Quotité de travail : 100%

Date de prise de fonctions souhaitée : Au plus tôt

Poste ouvert aux titulaires et contractuels

Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDD jusqu'au 31/08/2027

Groupe RIFSEEP ou cotation poste: Groupe 3

Rémunération : comprise entre 1 836,20 € et 2 362,93 € en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (258 €)

Localisation géographique : Campus de Rangueil, Toulouse

Avantages :

* 3 options de temps travail

* 55 jours de congés payés annuels pour un temps plein

* Subvention restauration collective

* Chèques vacances

* Activités sportives et culturelles

* Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)

* Crèche.