Stagiaire en secrétariat médico-social

Contexte et définition de poste

Descriptif de la collectivité / de la direction / Contexte :
Accueille et accompagne le public des CMS. Identifie et qualifie la demande. _Oriente vers les services ou professionnels concernés. _Assiste l'équipe de professionnels du CMS. Gère les questions logistiques.

Mission / Activités* : Missions et activités :

·M 1 : Assure un accueil physique et téléphonique pour le CMS, gère l'affichage d'informations pour le CMS et gère le courrier du CMS

oAssure l'accueil physique

oReçoit, filtre et oriente les appels téléphoniques

oRégule l'entrée des usagers et surveille les accès

oPrend les messages et les transmet

oOrganise la réception et l'envoi du courrier interne et externe

oRéceptionne, trie et poste le courrier

·M 2 : Renseigne et oriente le public

oEcoute et analyse la demande de l'usager

oIdentifie et gère la demande et son degré d'urgence

oRenseigne sur le fonctionnement et l'organisation de la collectivité

oOriente vers les personnes et services compétents

oDonne les RDV auprès des usagers selon les consignes métiers

oPrésente et remet des documents d'information et de communication, et délivre les formulaires et la documentation nécessaires

·M 3 : Assiste l'équipe de professionnels sociaux et médico-sociaux du CMS (AS, TSSESF, infirmiers/puériculteurs, médecins) dans la planification et l'organisation de l'activité du CMS

oPlanifie les rendez-vous du public dans l'agenda des professionnels du CMS selon les consignes métiers

oParticipe aux réunions et peut rédiger les comptes rendus

oAssiste les professionnels dans la constitution des dossiers et met en forme les productions écrites

oEnvoie les courriers de mise à disposition des professionnels

oVeille à la complétude des dossiers

·M 4 : Utilise et actualise le système d'information selon les procédures

oMet à jour et gère les dossiers des usagers dans les logiciels métiers

oMet à jour les autres outils de gestion ou tableaux de suivi

oSuit les formations internes liées au système d'information

Profil recherché

Compétences : COMPÉTENCES

-Comportementales (savoir être et aptitude) :

-Sens du service public

-Sens des relations humaines et de l'accueil

-Discrétion, obligation de réserve et secret professionnel / médical lié aux missions confiées

-Sens de l'écoute et du dialogue

-Diplomatie

-Sens de l'organisation

-Techniques à acquérir :

-Techniques de secrétariat (prise de rdv, prise de messages, classement, archivage etc.)

-Techniques de recherche d'informations

-Droits et obligations des usagers et règles informatiques et libertés

-Organisation, missions et compétences médico-sociales du Département

-Ensemble des dispositifs et des procédures d'accès aux droits (FSL, RSA, Aides financières, etc)

-Législation relative au droit des personnes et de la famille

-Savoir analyser les demandes, le degré d'urgence et hiérarchiser les priorités

-Savoir gérer les échéances

-Savoir travailler en équipe

-Gérer les situations de stress et réguler les tensions

-Savoir accueillir et orienter

-Savoir présenter l'information et la documentation aux publics

-Savoir solliciter du conseil technique auprès de sa hiérarchie

-Utiliser et renseigner les logiciels métiers et les outils bureautiques (Word et Outlook en particulier)

Formation/Diplôme (visé dans le cadre du stage)* : NIVEAU IV / BAC
Lieu : CMS HAVRE BONIVET