Assistant administratif / assistante administrative (h/f)

Description du poste :
Vos missions :
1. Organisation de l'agenda d'un directeur et accueil
- Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien d'un manager Directeur d'une entité de niveau
N-1 ou N-2 COMEX (prise de RDV, courriers, e-mails, congés.) en anticipant les éventuels
impondérables et urgences
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
- Accueillir physiquement les rendez-vous
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions,
déplacements, interventions orales, conférences téléphoniques.)
- Participer à la préparation des dossiers nécessaires à la mission d'un manager
(documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions.)
- Participer en amont à la préparation et le suivi des dossiers
2. Gestion et suivi, archivage des comptes rendus et documentation du manager
- Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter au manager que les informations
essentielles
- Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à
jour l'information en physique et numérique)
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs,
reporting.)
- Initier et tenir à jour le RIDA du CODIR.
-
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables dans l'outil d'achat
du Groupe et vérifier la conformité des livraisons
- Gérer les missions (FR et INT) de son manager et réaliser ses notes de frais
3. Communication
- Participer et/ou diffuser des supports de communication (notes, correspondances, reporting,
rapports, comptes rendus.), assurer le suivi des actions de niveau Codir, relancer les
contributeurs
- Assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des
différents services de l'entreprise ou de l'extérieur aux services concernés)
- Apporter à son directeur des propositions contribuant à la performance de l'entité
Description du profil :
Vous devez être titulaire d'un Bac+2 et avoir au moins 3 années d'expérience.
Connaissances
- Générales du métier d'Assistant
- Générales du Pack Office
- Générales de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie,
planning partagé, web conférence.)
- Générales des règles fonctionnement de Naval Group et spécifiques de l'entité à laquelle il
est rattaché
- Théoriques et pratiques dans la conduite de projet
- Théoriques et pratiques dans le suivi des coûts (budget de fonctionnement)
- Connaissances en gestion budgétaire et bases financières