Assistant(e) de direction (h/f)

A propos

Vous souhaitez travailler dans une collectivité dynamique,
à taille humaine où l’engagement professionnel est reconnu ? Rejoignez-nous !

Idéalement situé au cœur de la Champagne et aux portes de Paris,
l’Aube est un territoire rural offrant de grandes richesses en termes d’activités culturelles, sportives et gastronomiques.
Troyes, capitale historique de la Champagne, est une ville dotée d’un patrimoine exceptionnel, située à 1h30 au Sud de Paris par l’autoroute A5 ou par le train.
Le département connaît une croissance démographique régulière depuis une dizaine d’années, notamment en lien avec le pôle universitaire et technologique en plein développement.

Votre mission

Contexte :

Le Pôle patrimoine et environnement :

1. assure le suivi de dossiers stratégiques pour l’aménagement, l’attractivité et le développement touristique du territoire départemental (gestion de parcs d’activités, construction de voies vertes, aménagements fonciers…) ;

2. conduit les aménagements, l’exploitation, l’entretien et la gestion de la voirie départementale ;

3. prépare et met en œuvre la politique de transport, la politique des mobilités ainsi que la politique environnementale et de transition énergétique du Conseil départemental ;

4. conduit les opérations de construction et de réhabilitation de bâtiments et est le garant du maintien de l’intégrité du vaste patrimoine immobilier de la collectivité ;

5. intervient à titre règlementaire en santé animale et en hygiène alimentaire ;

6. a en charge les relations avec les collèges publics et privés ;

7. gère en régie le Centre de congrès de l’Aube.

Il s’appuie sur les directions et services suivants : Direction des routes, Direction des bâtiments, Direction de la transition écologique des mobilités et de l’aménagement (DTEMA), Laboratoire d’analyses vétérinaires et alimentaires, Centre de congrès, Direction des collèges et Mission d’appui administratif, comptable et achats.

Missions : Au sein du Pôle patrimoine et environnement, l’assistant(e) de Direction fait le lien entre l’ensemble des directions et services, et les partenaires externes. L’assistant(e) de Direction soutient l’assistant (e) du DGA dans la mise en œuvre de l’organisation du travail du DGA en prenant en charge le secrétariat, l’accueil, la communication (diffusion de l’information institutionnelle), la gestion des réunions, la rédaction de courriers, le suivi de certains dossiers… Il/Elle travaille en lien étroit avec l’assistant (e) du DGA et intervient en soutien d’autres services / directions du Pôle patrimoine et environnement, notamment de la DTEMA, de la Direction des collèges et du Centre de congrès.

Activités principales du poste :

La liste des activités citées ci-dessous sont en soutien de l’assistant (e) du DGA :

1. Organiser le temps professionnel du DGA : tenue du planning, rappel et suivi des informations importantes, organisation des déplacements.

2. Organiser, planifier et assister aux réunions de la IIIème commission : rédaction des ordres du jour, des relevés de décisions, organisation matérielle (réservation de salle, moyens informatiques), respect et suivi des délais de transmission des documents nécessaires, établissement, en lien avec le DGA, du planning des commissions.

3. Gérer l’accueil physique et téléphonique : réception, transmission et filtrage des messages, relais éventuels des interlocuteurs vers les services de la collectivité. Réceptionner et transmettre le courrier du pôle.

4. Etablir et mettre en forme des travaux de bureautique (rapports des Assemblées départementales et des Commissions permanentes, courriers, prise de notes, compte-rendus, préparation de supports informatiques), suivre et classer et archiver des dossiers.

5. Organiser des rendez-vous, en lien avec les élus.

6. Assurer en soutien la permanence téléphonique de la mission transport de la DTEMA.

7. Intervenir en soutien d’autres services / directions du Pôle patrimoine et environnement (établissement de bons de commandes, organisation de réunions, réservation de salles + 90 jours, suivi de dossiers particuliers…) notamment de la DTEMA, de la Direction des collèges et du Centre de congrès.

8. Organiser des moments de convivialité afin d’entretenir l'ambiance générale au sein du PPE.

Autres activités :

8. Aider au suivi de dossiers.

9. Etre référent pour le pôle, « gestion des demandes d’accès au parking de l’Hôtel du Département », « agents », « photocopieurs », « contrôle de légalité », « code wifi », « publications Osiris », « Astech », « billets de train » et « achat de fournitures ».

Le profil idéal

Compétences requises : Savoir / Savoir être :

Aptitude à la communication institutionnelle.

Connaissance de l’organisation d’une collectivité territoriale.

Très bonne maîtrise de WORD/POWERPOINT/EXCEL, et des nouvelles technologies de communication.

Bonnes qualités rédactionnelles et bonne orthographe.

Respect des obligations de discrétion professionnelle et de confidentialité.

Très bon relationnel.

Très autonome.

Responsable et fiable dans son organisation de travail qui intègre le rendu compte au DGA.

Réactivité, dynamisme.

Sens du dialogue et de l’écoute.

Rigueur.

Disponibilité ponctuelle.

Profil souhaité : Formation / expérience professionnelle :

BTS Assistant(e) de direction et/ou expérience dans un poste similaire.

Maîtrise de l’outil informatique (WORD-EXCEL etc…).

Permis B souhaité.

Avantages

· Régime indemnitaire + prime annuelle

· Opportunités de formation et d’évolution professionnelle

· Jusqu’à 25 jours de congés annuels (soit 5 semaines) et 23 jours de RTT pour 39h hebdomadaires

· Compte Epargne Temps monétisable

· Remboursement à hauteur de 75 % des frais de transports en commun ou parking gratuit (si poste à l’hôtel du Département)

· Chèques déjeuners ou restaurant collectif avec participation employeur

· Offre variée du comité d’œuvres sociales (chèques culture, allocations sportives et culturelles, billetterie pour les loisirs, prestations familiales…)

· Contrat mutuelle et prévoyance avec participation de l’employeur