Un.e adjoint.e de gestion administrative

Contexte du recrutement et définition de poste

COMMUNAUTE URBAINE GRAND BESANCON METROPOLE

1. 67 communes
2. Bassin économique de 250 000 habitants

La Communauté Urbaine Grand Besançon Métropole recrute pour le service Ressources -Accueil Secrétariat de la Direction Gestion du Personnel mutualisée pour Grand Besançon Métropole, Ville de Besançon et le CCAS :

UN.E ADJOINT.E DE GESTION ADMINISTRATIVE

Missions :

3. Accueillir les agents des 3 collectivités (50% minimum du temps de travail) :

- Assurer l’accueil physique et téléphonique

- Répondre aux demandes formulées sur la boîte mail de la direction

- Apporter les réponses de 1er niveau

- Etablir des attestations et des duplicatas de documents administratifs à la demande des agents

- Orienter les demandeurs auprès du bon interlocuteur

- Programmer des rendez-vous avec le gestionnaire concerné pour des demandes spécifiques,

4. Gérer le courrier entrant et sortant de la direction
5. Assurer l’exécution financière de la direction
6. Gérer les frais de mission de service des 3 collectivités
7. Assurer le secrétariat des arrêtés
8. Assister le référent RH, notamment en matière de saisie des absences et éléments variables de paie de la direction
9. Assurer la gestion administrative liée aux organisations syndicales
10. Réaliser des tâches ponctuelles ou annuelles :

- Recenser et commander les fournitures utiles au fonctionnement de la DGP

- Effectuer le secrétariat des médailles

- Rédiger et diffuser les informations relatives aux décès d’agents ou de parents d’agents, en interne et en externe

- Créer les formulaires d’intervention liés aux pannes informatiques, au copieur commun, au bâtiment…

11. Assurer des missions de secrétariat et d’exécution financière liées aux allocations de retour à l'emploi en lien avec le prestataire
12. Apporter un appui administratif aux autres services de la direction en fonction de l’intensité de l’activité, notamment en matière de discipline et de contentieux

Profil recherché

13. Maitrise de l'accueil du public
14. Capacité à travailler en équipe, à pratiquer l’entraide
15. Autonomie, Adaptabilité et réactivité
16. Sens de l’initiative et des responsabilités
17. Sens de l’organisation
18. Sens du service public
19. Rigueur
20. Discrétion
21. Bonne connaissance de l’organisation des trois entités
22. Connaissances des règles statutaires de la Fonction Publique Territoriale
23. Appétence / ou utilisation courante des logiciels métier (RH, finances, courrier, ARE) et des outils bureautiques
24. Capacité à rendre compte des anomalies
25. Capacité à partager les informations utiles et les bonnes pratiques
26. Capacité à utiliser les outils développés par le service

Date limite de candidature : 11 septembre 2025

Les entretiens sont prévus le 6 octobre 2025 matin

Recrutement par :

27. voie statutaire: aux agents relevant du cadre d'emploi de, du grade de, lauréat de concours, examen professionnel et en interne aux agents expérimentés de catégorie x promouvables
28. contractuelle pour les personnes titulaires d'un diplôme de niveau minimum xx. Dans ce cas, un CDD de 3 ans est proposé avec possibilité de reconduction et passage en CDI après 6 ans de contrat.
29. selon la législation applicable aux travailleurs handicapés

D’autres bonnes raisons de nous rejoindre :

30. Rémunération statutaire et régime indemnitaire lié aux fonctions exercées + prime annuelle versée en fin d'année, correspondant à un traitement indiciaire mensuel,
31. Conditions de travail favorables : flexibilité des horaires sur 36h20 / semaine, possibilité de temps partiel et télétravail à hauteur de 2 jours par semaine (selon les postes), 35 jours de congés
32. Avantages du Comité des œuvres sociales de la collectivité : chèques vacances, voyages, loisirs et billetterie, locations saisonnières, à des prix attractifs,
33. Participation de l'employeur à l’assurance prévoyance,
34. Forfait "mobilités durables" prévu à hauteur de 300€ maximum / an, pour les agents utilisant leur vélo ou trottinette pour leur déplacement domicile-travail,
35. remboursement des frais de transports en commun à hauteur de 75 % (limite maximum de 99€)
36. Une offre de formations pour vous permettre de développer vos compétences et vous accompagner dans votre parcours professionnel.